DECRETO 96/1998, de 6 de julio, del Gobierno Valenciano, por el que se regulan la organización de la función informática, la utilización de los sistemas de información y el Registro de Ficheros Informatizados en el ámbito de la administración de la Generalitat Valenciana. [1998/A5972]
(DOGV núm. 3291 de 22.07.1998) Ref. Base Datos 1554/1998
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Análisis jurídico
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Análisis documental
Origen disposición: Conselleria Economía, Hacienda y Administración Pública Grupo Temático: Legislación Materias: Administración electrónica Protección de datos Descriptores: Temáticos: datos personales, base de datos, sistema de información, administración regional
DECRETO 96/1998, de 6 de julio, del Gobierno Valenciano, por el que se regulan la organización de la función informática, la utilización de los sistemas de información y el Registro de Ficheros Informatizados en el ámbito de la administración de la Generalitat Valenciana. [1998/A5972]
Indice
Preámbulo
Título preliminar: Del ámbito y principios de actuación
Artículo l. Objeto
Artículo 2. Ambito de aplicación
Artículo 3. Definiciones
Título I: De la organización de la función informática
Capítulo I: Principios, organización y distribución de funciones.
Artículo 4. Principios y criterios de actuación
Artículo 5. Organización y distribución de funciones
Artículo 6. Secretarías generales de los departamentos y órganos o unidades equivalentes en organismos y entidades
Capítulo II: El Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de La Generalitat Valenciana (CODESI)
Artículo 7. Creación del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
Artículo 8. Funciones del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
Artículo 9. Composición del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
Capítulo III: El registro de ficheros informatizados de la administración de la Generalitat Valenciana
Artículo 10. Registro de Ficheros Informatizados de la Administración de la Generalitat Valenciana
Artículo 11. Funciones
Artículo 12. Procedimiento de inscripción de ficheros
Artículo 13. Modificación y cancelación de ficheros informatizados
Título II: De la utilización de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas
Capítulo I. Requisitos de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos
Artículo 14. Garantías generales de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos
Artículo 15. Aplicaciones sometidas a aprobación
Artículo 16. Emisión de documentos y copias
Artículo 17. Comunicaciones en soportes o a través de medios o aplicaciones informáticos, electrónicos o telemáticos
Artículo 18. Almacenamiento de documentos
Capítulo II. La Autoridad Autentificadora
Artículo 19. Definición
Artículo 20. Funciones
Artículo 21. Registro de códigos de usuario
Capítulo III. Acción administrativa
Artículo 22. Aprobación y publicación de aplicaciones
Artículo 23. Relación de aplicaciones, medios y soportes de comunicación
Artículo 24. Homologación de aplicaciones de utilización común
Disposiciones adicionales
Primera. Nuevas funciones de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas
Segunda. Creación del Area de InfoCentre
Tercera. Adscripción de la Autoridad Autentificadora
Cuarta. Ficheros automatizados existentes con anterioridad
Disposiciones transitorias
Primera. Vocales del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información
Segunda. Adecuación de soportes, medios y aplicaciones
Tercera. Criterios de seguridad supletorios
Disposición derogatoria
Disposición final. Desarrollo y entrada en vigor
Preámbulo
La necesidad de informatización de los distintos servicios de la administración de la Generalitat Valenciana, en un momento de asunción de competencias por parte de la misma, demandó la creación, mediante el Decreto 127/1983, de 10 de octubre, del Gobierno Valenciano, de la Comisión Informática de la Generalitat Valenciana, que tenía como objetivo general la coordinación de la política informática de la Generalitat Valenciana y, en particular, comenzar la informatización de la Generalitat Valenciana y establecer las directrices para la aplicación de la informática, así como velar para su cumplimiento. Posteriormente se publicó el Decreto 143/1986, de 24 de noviembre, del Gobierno Valenciano, que parcialmente derogaba el Decreto 127/1983, de 10 de octubre, y por el que se creaba la Comisión de Seguimiento del Plan Informático de la Generalitat Valenciana.
Más de 10 años después, la situación de la Generalitat Valenciana es muy distinta: el techo de competencias de la misma es alto, lo que implica una cierta estabilidad de la organización, y en general las necesidades más básicas de informatización de los distintos departamentos están cubiertas. No obstante, los últimos estudios realizados a través del Plan Estratégico de Modernización de las Administraciones Valencianas marcan claramente que la implantación de estas técnicas informáticas es muy desigual en los distintos departamentos.
Relacionado con el aspecto organizativo, el artículo 40.2 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal, señala que las comunidades autónomas podrán crear y mantener sus propios registros de ficheros públicos para el ejercicio de las competencias que se les reconoce sobre los mismos, respecto de los ficheros automatizados de datos personales cuyos titulares sean los órganos de las respectivas comunidades autónomas.
Por otro lado, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, contiene una decidida apuesta por la abierta incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las administraciones públicas.
Entre todas las previsiones que la mencionada ley contiene sobre la utilización de técnicas automatizadas, destaca el artículo 45 como verdadera piedra angular del proceso de incorporación y validación de dichas técnicas en la producción jurídica de la administración pública, así como en sus relaciones con los ciudadanos.
Adicionalmente, el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, efectúa una regulación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas, como desarrollo del artículo 45 de la precitada ley en el ámbito de la administración del estado. En este decreto se fijan las bases para que los resultados producidos por las tecnologías de la información gocen de la validez jurídica necesaria para que resulten plenamente operativos.
Todas estas disposiciones responden básicamente a la necesidad de regular dos aspectos básicos del desarrollo e implantación de las tecnologías de la información, que son los siguientes:
- La organización racional de los recursos informáticos puestos al servicio de la administración con el fin de obtener una implantación eficaz de los sistemas de información. Adicionalmente, esta implantación no puede efectuarse en menoscabo de la protección de los datos de carácter personal.
- Proporcionar la validez jurídica necesaria para que estos sistemas de información sean realmente operativos cuando sean utilizados para el ejercicio de las competencias atribuidas a los órganos administrativos.
Estos dos aspectos se encuentran profundamente relacionados entre sí, dado que el personal informático es parte fundamental en el proceso de garantizar la validez legal de las aplicaciones así como en la protección de los datos personales que las mismas almacenan. Por ello, una correcta organización de estos recursos debe redundar en unas mayores garantías en estos aspectos. Por otro lado, los datos de carácter personal residen, asimismo, en aplicaciones que deberán contar, al menos, con los mismos requisitos de seguridad que aquellas que sean utilizadas en el ejercicio de las competencias.
Todos estos argumentos razonan la conveniencia de emitir una normativa unificada que regule estos tres aspectos del desarrollo, implantación y explotación de las tecnologías de la información.
Por ello, en uso de las facultades de los artículos 31.1 y 32.1 del Estatuto de Autonomía, a propuesta del conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública y previa deliberación del Gobierno Valenciano, en la reunión del día 6 de julio de 1998, conforme con el Consejo Jurídico Consultivo de la Comunidad Valenciana,
DISPONGO
TITULO PRELIMINAR
Del ámbito y principios de actuación
Artículo 1. Objeto
El objeto del presente decreto es la regulación de la organización y coordinación interdepartamental en materias informáticas, y de la utilización de medios y técnicas electrónicos, informáticos y telemáticos en el procedimiento administrativo en el seno de la administración de la Generalitat Valenciana.
Artículo 2. Ambito de aplicación
Este decreto será de aplicación a la totalidad de las consellerias, organismos autónomos y entidades de derecho público que constituyen la administración de la Generalitat Valenciana.
Artículo 3. Definiciones
A los efectos del presente decreto, se entenderá por:
a) InfoCentre: conceptualmente se entiende como un conjunto de servicios técnicos, proporcionados por la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas, de mantenimiento operativo, mejoras y atención de incidencias de los sistemas de información.
b) Dato: conjunto elemental de información que físicamente es almacenada en caracteres binarios.
c) Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
d) Medio: mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información que permite, utilizando técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas, producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones.
e) Registro lógico: conjunto de datos dispuestos según una estructura determinada.
f) Fichero: conjunto de registros lógicos cuya estructura es idéntica para todos ellos.
g) Base de datos: conjunto de ficheros que son utilizados por una o varias aplicaciones, y que posee las herramientas necesarias para la gestión de sus ficheros.
h) Documento impreso: aquellos documentos impresos en soporte papel cuyo contenido debe ser legible sin la intervención de medios electrónicos, informáticos o telemáticos.
i) Documento electrónico: entidad identificada y estructurada producida por medios electrónicos, informáticos y telemáticos que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o cualquier otra clase de información, siempre que no constituya un fichero o una base de datos, que puede ser almacenada, editada, visualizada, extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad diferenciada.
j) Aplicación o sistema de información: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la información. Las aplicaciones controlan los soportes, medios, bases de datos, comunicaciones y documentos electrónicos necesarios para obtener los resultados del problema.
k) Aplicación interdepartamental: aplicación que es utilizada por usuarios de diferentes departamentos, organismos o entidades a través de la cual se producen flujos de información desde éstos hacia un único departamento raíz que centraliza total o parcialmente la información.
l) Aplicación multidepartamental: aplicación que resuelve una problemática común a varios departamentos. Esta aplicación puede ser instalada de modo independiente en cada uno de ellos sin que se establezcan flujos de información entre los mismos.
TITULO I
De la organización de la función informática
CAPITULO I
Principios, organización y distribución de funciones
Artículo 4. Principios y criterios de actuación
Las actuaciones de los distintos departamentos, organismos o entidades de la administración de la Generalitat Valenciana en materia de sistemas deberán adecuarse a los siguientes principios generales :
1. Participación activa: las distintas unidades de sistemas de información u organización intervendrán en el desarrollo de los distintos proyectos horizontales y en los trabajos necesarios para la fijación de estándares y estrategias generales.
2. Coordinación: las distintas unidades de sistemas de información u organización se someterán a los estándares y estrategias generales que hagan posible la coordinación de los distintos departamentos, organismos y entidades, sin perjuicio de que los distintos responsables de las unidades de informática posean libertad de criterio para el desarrollo de los sistemas de información en su ámbito de competencia.
3. Compatibilidad: la información generada por una unidad orgánica deberá ser intercambiable con el fin de conseguir un uso compartido de la misma y que por tanto sea de utilidad a otras unidades.
4. Seguridad: el funcionamiento de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Administración de la Generalitat Valenciana, así como la integridad, fiabilidad y confidencialidad de la información, deberán ser protegidas ante los posibles riesgos.
5. Planificación: la implantación de las nuevas tecnologías deberá ser estructurada y planificada con el fin de evitar una informatización ineficaz y descoordinada tanto con la planificación particular del departamento, organismo o entidad como con la general de la administración de la Generalitat Valenciana.
Artículo 5. Organización y distribución de funciones
Las actuaciones en materia de sistemas de información se llevarán a cabo de acuerdo con la distribución de funciones señalada en los siguientes artículos y disposiciones adicionales:
a) Las funciones de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública se señalan en el Reglamento Orgánico y Funcional de esta Conselleria, en la redacción dada en la disposición adicional primera.
b) Las funciones de los departamentos, organismos autónomos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana se señalan en el artículo 6.
c) Las funciones del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana (CODESI) se señalan en el artículo 8.
Artículo 6. Secretarías generales de los departamentos y órganos o unidades equivalentes en organismos y entidades
1. Las secretarías generales de los departamentos y órganos o unidades equivalentes en organismos y entidades, a través de las unidades responsables en sistemas de información u organización, ejercerán las siguientes funciones:
a) La identificación, estudio y priorización de las necesidades informáticas y telemáticas que puedan precisar.
b) La elaboración y seguimiento de los planes y programas internos anuales tendentes a la ordenación del desarrollo de los sistemas de información.
c) El desarrollo de los sistemas de información en el ámbito de su departamento, siguiendo para ello las directrices emanadas de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas.
d) La coordinación con la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas en materias de sistemas de información.
e) La implantación de las aplicaciones interdepartamentales y multidepartamentales en su departamento.
f) La participación en el desarrollo de proyectos de interés general, así como en el Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana en los trabajos necesarios para la fijación de estándares y estrategias generales.
g) Elaboración de los borradores de las propuestas de acuerdos, convenios y medidas de colaboración con otras administraciones y entidades, que afecten a los sistemas de información en el ámbito de su competencia.
h) Proponer la incorporación de proyectos a InfoCentre.
i) Supervisar el cumplimiento de los niveles de servicio que InfoCentre preste a su departamento.
j) Notificar a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas las modificaciones a las que hubiere lugar en el Censo de Recursos Informáticos y Telemáticos de la Administración de la Generalitat Valenciana, en el ámbito de su departamento.
2. Para el correcto desarrollo de las funciones relacionadas en el punto anterior, los reglamentos orgánicos contemplarán, al menos, un área/servicio de sistemas de información u organización, que desarrollará las funciones que le son características.
Asimismo, las órdenes de desarrollo de estos reglamentos deberán contemplar, al menos, una unidad de gestión operativa, subordinada al área/servicio citada en el párrafo anterior, cuyas funciones consistirán en asegurar el correcto funcionamiento de los sistemas de información en su departamento.
CAPITULO II
El Comité Técnico para el Desarrollo
de los Sistemas de Información de la Administración
de la Generalitat Valenciana (CODESI)
Artículo 7. Creación del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
Se crea el Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana (CODESI), como órgano de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas encargado de la coordinación entre esta Subsecretaría y las distintas unidades departamentales encargadas del desarrollo de los sistemas de información.
EL CODESI funcionará en las modalidades de pleno y en grupos de trabajo específicos.
El pleno del CODESI podrá crear y organizar los grupos de trabajo específicos que se requieran para el desarrollo de actividades específicas.
Artículo 8. Funciones del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
Al pleno del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana le corresponde:
a) Impulsar, promover y desarrollar en su caso proyectos interdepartamentales y multidepartamentales en el campo de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones.
b) Conocer, coordinar y facilitar el desarrollo de los planes anuales elaborados por cada departamento.
c) Proponer la planificación general de la administración de la Generalitat Valenciana en materia de sistemas de información.
d) Promover el intercambio de experiencias entre departamentos, organismos y entidades.
e) Realizar propuestas de establecimiento de estándares a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas en las distintas materias necesarias para el desarrollo de los sistemas de información.
f) Estudio de materias o asuntos concretos de interés general.
g) Asesoramiento y apoyo a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas.
h) Emitir informe previo sobre formación del personal informático.
i) Constituir y asignar funciones a los grupos de trabajo específicos.
Artículo 9. Composición del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana
La composición del pleno del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana será la siguiente:
- Presidente: el subsecretario para la Modernización de las Administraciones Públicas.
- Vicepresidente: el jefe del Area de Organización y Sistemas de Comunicación de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública.
- Secretario: el jefe del Area de InfoCentre de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública.
- Vocales: los jefes de área/servicio de sistemas de información u organización de las consellerias y cargos equivalentes en organismos autónomos y entidades de derecho público.
CAPITULO III
El registro de ficheros informatizados de la administración
de la Generalitat Valenciana
Artículo 10. Registro de Ficheros Informatizados de la Administración de la Generalitat Valenciana
1. Se crea el Registro de Ficheros Informatizados de la Administración de la Generalitat Valenciana, como órgano integrado en la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, para coordinar las actuaciones previstas, en materias registrales, en la normativa de protección de datos personales.
2. Sin perjuicio de la obligatoria inscripción en el Registro General de Protección de Datos, adscrito a la Agencia de Protección de Datos, serán objeto de inscripción en dicho Registro los ficheros informatizados de datos personales creados o gestionados por los distintos órganos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana.
Artículo 11. Funciones
a) Notificar al Registro General de Protección de Datos los expedientes de inscripción, modificación y cancelación de ficheros informatizados, de conformidad con el procedimiento previsto en la normativa de aplicación.
b) Rectificar de oficio los errores materiales de los asientos inscritos en su Registro.
c) Elaborar la relación anual de los ficheros informatizados con datos de carácter personal dependientes de la administración de la Generalitat Valenciana, dando a la misma la oportuna publicidad.
Artículo 12. Procedimiento de inscripción de ficheros
1. Los órganos dependientes de la administración de la Generalitat Valenciana incluidos en el ámbito de aplicación del presente decreto, que pretendan la creación de un fichero automatizado que contenga datos de carácter personal, lo notificaran previamente al Registro de Ficheros Informatizados de la Administración de la Generalitat Valenciana cumplimentando, bien por escrito o en soporte informático, el modelo normalizado de la Agencia de Protección de Datos.
2. Una vez aprobada por la Conselleria correspondiente, como órgano competente en la materia, la disposición general de creación del fichero informatizado, el Registro de Ficheros Informatizados dará traslado del modelo cumplimentado, junto con una copia de la norma de creación del fichero, a la Agencia de Protección de Datos a los efectos de su inscripción en el Registro General de ella dependiente.
3. Una vez inscrito en el citado Registro General, se procederá a su inscripción de oficio en el Registro de la Administración de la Generalitat Valenciana.
La inscripción contendrá las indicaciones dispuestas en el artículo 18.2 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, con la especificación de la disposición general de creación y del diario oficial de su publicación.
Artículo 13. Modificación y cancelación de ficheros informatizados
1. Toda modificación en el contenido de los extremos a que se refiere el artículo 12 o, en su caso, cancelación de un fichero informatizado de datos de carácter personal, deberá ser notificada con carácter previo al Registro de Ficheros Informatizados por el órgano responsable del fichero, a los efectos de la adopción de la norma en la que se plasme la modificación o cancelación pretendida.
Si se tratara de la cancelación o supresión de ficheros, deberá comunicarse el destino que se dará a los mismos o, en su caso, las medidas que se adopten para su destrucción.
2. Una vez aprobada, por la conselleria correspondiente, la disposición general de modificación o cancelación del fichero informatizado, en cuyo caso deberá incluirse en dicha norma el destino que se dará a los ficheros o las medidas que se adopten para su destrucción, el Registro de Ficheros Informatizados dará traslado de la copia de la norma a la Agencia de Protección de Datos, a los efectos de su modificación o cancelación en el Registro General de ella dependiente.
3. Efectuada la modificación o cancelación en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos, procederá de oficio a la modificación o cancelación del fichero en el Registro de la Administración de la Generalitat Valenciana.
TITULO II
De la utilización de las técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas
CAPITULO I
Requisitos de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos
Artículo 14. Garantías generales de la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos
1. Se podrán utilizar soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos en cualquier actuación administrativa y, en particular, en la iniciación, tramitación y terminación de los procedimientos administrativos, de acuerdo con lo dispuesto en el presente decreto y en sus disposiciones específicas de desarrollo, así como en las normas reguladoras de cada actuación o procedimiento.
2. Cuando se utilicen los soportes, medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior, se adoptarán las medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información. Dichas medidas de seguridad deberán tener en cuenta el estado de la tecnología y ser proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a los que estén expuestos.
3. Reglamentariamente se desarrollarán las medidas técnicas y de organización necesarias para cumplir los requisitos de este artículo, sin perjuicio de las medidas adicionales que puedan ser consideradas en la evaluación de soportes, medios y aplicaciones particulares.
4. Las medidas de seguridad aplicadas a los soportes, medios y aplicaciones utilizados por los departamentos, organismos y entidades deberán garantizar:
a) La restricción del uso de los soportes, medios y aplicaciones, así como del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos, a las personas autorizadas.
b) Prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.
c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.
d) La destrucción de los ficheros de datos personales, en su caso.
5. Las especificaciones técnicas de los soportes, medios y aplicaciones utilizados por la administración de la Generalitat Valenciana en el ámbito judicial deberán compaginarse con los criterios y requisitos establecidos por el Consejo General del Poder Judicial para la utilización de programas y aplicaciones en la administración de justicia.
Artículo 15. Aplicaciones sometidas a aprobación
l. Los programas y aplicaciones que efectúen tratamientos de información, incluyendo su transmisión, cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio de las potestades que los órganos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana tienen atribuidas, deberán ser objeto de aprobación y difusión pública en los términos regulados en el presente decreto.
Asimismo, serán objeto de aprobación y difusión pública aquellas aplicaciones que gestionen y almacenen documentos y copias, en los términos establecidos en los artículos 16 y 18, así como aquellas que gestionen las comunicaciones de información en los términos establecidos en el artículo 17, cuando sus resultados sean utilizados para el ejercicio de las potestades por los órganos que las tienen atribuidas.
2. No será precisa la aprobación y difusión pública de los programas y aplicaciones cuya utilización para el ejercicio de potestades sea de carácter meramente instrumental, entendiendo por tales aquellos que efectúen tratamientos de información auxiliares o preparatorios cuyo resultado no determine directamente el contenido de las decisiones administrativas.
Artículo 16. Emisión de documentos y copias
1. Conforme a lo dispuesto en el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, los documentos emitidos por los órganos y entidades del ámbito de la administración de la Generalitat Valenciana, que hayan sido producidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, tanto si se trata de documentos electrónicos como de documentos impresos, garantizarán su integridad, conservación y autenticidad mediante la constancia de códigos u otros sistemas de identificación. Estos códigos o sistemas estarán protegidos de forma que únicamente puedan ser utilizados por las personas autorizadas por razón de sus competencias o funciones.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 45.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en el caso de las solicitudes dirigidas por los particulares a la administración de la Generalitat Valenciana, que hayan sido producidas por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, la Autoridad Autentificadora podrá proporcionar los códigos o sistemas que permitan garantizar la autenticidad de la voluntad de estas solicitudes.
2. Las copias de documentos originales almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, expedidas por los departamentos, organismos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana en cualquier clase de soporte, tendrán la misma validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, mediante la utilización de códigos u otros sistemas de identificación.
Adicionalmente al contenido íntegro del documento original, las copias expedidas deberán poseer una leyenda, como parte integrante de la información de la copia, donde se indique expresamente la condición de copia, así como el número de orden de la misma, de un documento original.
En el momento en que la copia sea expedida, los documentos electrónicos originales serán marcados indicando el número de copia y la fecha en que fue expedida.
Artículo 17. Comunicaciones en soportes o a través de medios o aplicaciones informáticos, electrónicos o telemáticos
l. La transmisión o recepción de comunicaciones entre departamentos, organismos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana o entre éstos y cualquier persona física o jurídica podrá realizarse a través de soportes, medios y aplicaciones informáticos, electrónicos y telemáticos, siempre que cumplan los siguientes requisitos:
a) La garantía de su disponibilidad y acceso en las condiciones que en cada caso se establezcan.
b) La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario que permita técnicamente las comunicaciones entre ambos.
c) La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la intercepción y alteración de las comunicaciones, así como los accesos no autorizados.
2. Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a través de los medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior serán válidas siempre que:
a) Exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones.
b) Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicación.
c) En las comunicaciones o notificaciones telemáticas a particulares o entidades externas a la administración de la Generalitat Valenciana, sin perjuicio de la anotación en los libros de registro generales o auxiliares, se genere una diligencia que contenga los códigos o señales que garanticen que se ha producido la transmisión telemática.
d) En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, que éstos hayan señalado el soporte, medio o aplicación como preferente para sus comunicaciones con la administración de la Generalitat Valenciana en cualquier momento de la iniciación o tramitación del procedimiento o del desarrollo de la actuación administrativa.
3. En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen íntegramente en soportes electrónicos, informáticos y telemáticos en los que se produzcan comunicaciones caracterizadas por su regularidad, número y volumen entre unidades orgánicas de la administración de la Generalitat Valenciana y determinadas personas físicas o jurídicas, éstas comunicarán la forma y código de acceso a sus sistemas de comunicación. Dichos sistemas se entenderán señalados con carácter general como preferentes para la recepción y transmisión de comunicaciones y notificaciones en las actuaciones a que se refiere este apartado.
4. Para las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a través de los medios y aplicaciones referidos en el apartado 1, y a los efectos de la validez de cómputos de plazos y términos, se entenderá como fecha de notificación aquella en la que el destinatario haya recibido la comunicación que acredite el cumplimiento de lo establecido en el apartado 2.a. A estos mismos efectos, se entenderá que la fecha de presentación coincide con la fecha de recepción de la comunicación en la administración de la Generalitat Valenciana, en los términos establecidos en el apartado 2.a.
Estas comunicaciones y notificaciones se anotarán en los registros generales o auxiliares a los que hace referencia el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
A estos efectos, los sistemas de información que integren procesos de transmisión y recepción podrán constituirse en registros auxiliares cuando recojan todos los datos a que hace referencia el párrafo segundo del apartado 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y se tenga acceso a ellos desde las unidades encargadas de los registros generales correspondientes.
Artículo 18. Almacenamiento de documentos
l. Podrán almacenarse por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
2. Los documentos de los órganos de la administración de la Generalitat Valenciana que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos mediante técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas podrán conservarse en soportes de esta naturaleza, en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información del mismo.
3. El acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y, en su caso, por la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, así como en aquellas normas de desarrollo que sean aplicables.
4. Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos.
5. Los medios o soportes en que se almacenen documentos poseerán las medidas necesarias para salvaguardar los datos ante las evoluciones tecnológicas de aquellos y facilitar la conservación de los datos según la normativa autonómica que resulte aplicable.
CAPITULO II
La Autoridad Autentificadora
Artículo 19. Definición
La Autoridad Autentificadora es la unidad orgánica encargada de garantizar que los soportes, medios y aplicaciones sometidos al proceso de aprobación y publicación, en la administración de la Generalitat Valenciana, cumplen todos los requisitos que se establecen en este decreto.
Artículo 20. Funciones
Las funciones básicas que deberá desarrollar la Autoridad Autentificadora serán las siguientes:
a) Proporcionar el código de usuario para cualquier aplicación que sea aprobada u homologada utilizando el procedimiento que se establece en el presente decreto. Esta competencia podrá ser delegada en los términos establecidos en el artículo 13 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
b) Aprobar los informes técnicos previos a la aprobación y publicación de aplicaciones, verificando que las aplicaciones propuestas para homologación cumplen los reglamentos establecidos así como los requisitos técnicos y funcionales establecidos por el Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información.
c) Elaboración de auditorías informáticas, relacionadas con los aspectos de seguridad, normalización y conservación, de los medios, soportes y aplicaciones de tratamiento automatizado de información.
d) Asesorar al Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información en la elaboración de los criterios de seguridad, normalización y conservación que deben cumplir estos medios, así como en la confección de las políticas de seguridad y conservación de la información de la administración de la Generalitat Valenciana.
Artículo 21. Registro de códigos de usuario
La Autoridad Autentificadora deberá llevar un registro administrativo de los códigos de usuario, tanto del personal propio como de aquel que actúe por delegación en los diferentes departamentos, organismos y entidades. En dicho registro se deberán consignar los siguientes datos:
- Identificación personal.
- Fecha en la que el responsable de la Autoridad Autentificadora extiende la credencial habilitadora a solicitud de la conselleria competente por razón de la materia.
- Soportes, medios y aplicaciones para los que se posee accesos y permisos a que se refiere el artículo 20.a del presente decreto y que los distintos departamentos comunicarán a la Autoridad Autentificadora.
CAPITULO III
Acción administrativa
Artículo 22. Aprobación y publicación de aplicaciones
l. Las aplicaciones a que se refiere el artículo 15 de este decreto que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de las competencias de un departamento de la administración de la Generalitat Valenciana deberán ser aprobadas mediante resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento, debiéndose solicitar previamente la emisión de los informes preceptivos correspondientes.
En el supuesto de que las aplicaciones vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competencias compartidas por varios órganos o entidades dependientes de la misma conselleria, deberán ser aprobadas mediante orden de la conselleria correspondiente, debiéndose solicitar previamente la emisión de los informes preceptivos correspondientes.
2. Las aplicaciones a que se refiere el artículo 15 de este decreto que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competencias compartidas por varios órganos dependientes de consellerias, organismos autónomos o entidades de derecho público diferentes deberán ser aprobadas mediante orden de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, a propuesta de los titulares de los órganos o entidades afectados, debiéndose solicitar previamente la emisión de los informes preceptivos correspondientes.
3. El resultado de los informes preceptivos será vinculante para la aprobación y publicación de la aplicación.
4. Los informes preceptivos a los que se hace referencia en los apartados anteriores se pronunciarán sobre los siguientes aspectos:
a) Funcionalidad de la aplicación: adecuación del funcionamiento de la aplicación a los requisitos funcionales establecidos previamente por el órgano que la utilizará para el ejercicio de sus competencias.
b) Identificación y ejercicio de la competencia por el órgano correspondiente, en el caso de aplicaciones utilizadas en procedimientos que afecten a derechos o intereses de los ciudadanos.
c) Seguridad de la aplicación: preservación de la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos tratados por la aplicación.
d) Normalización de los medios de acceso: especificaciones técnicas sobre los medios, códigos y formatos de acceso.
e) Conservación de los soportes utilizados: proporción entre la durabilidad de los soportes y el tiempo en que deben mantenerse los datos en ellos incluidos.
f) Calidad de la aplicación: el proceso de desarrollo e implantación de la aplicación debe cumplir los estándares de calidad que establezca la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas.
5. Las unidades con competencias informáticas de los departamentos, organismos y entidades serán responsables de la elaboración de los informes preceptivos. Los informes preceptivos deberán ser aprobados por la Autoridad Autentificadora.
6. Las órdenes y resoluciones de aprobación se publicarán en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana y tendrán el siguiente contenido mínimo:
a) Denominación y descripción de los objetivos de la aplicación.
b) Determinación de las resoluciones para cuya adopción va a ser utilizada la aplicación, señalando las normas que las regulan.
c) Identificación del órgano competente para la adopción de las resoluciones, indicando la norma que atribuye la competencia, y de las unidades administrativas usuarias de la aplicación.
d) En su caso, régimen y medios de acceso a la aplicación.
7. No será precisa la aprobación ni publicación de las nuevas versiones o modificaciones que se efectúen de los programas y aplicaciones que ya hubieran sido aprobados, siempre que no se hayan producido alteraciones que puedan afectar a los resultados de los tratamientos de información.
Artículo 23. Relación de aplicaciones, medios y soportes de comunicación
l. A los efectos de lo dispuesto en el artículo 17 de este decreto, cada conselleria hará pública la relación de las aplicaciones, medios y soportes a través de los cuales se podrán efectuar las comunicaciones y notificaciones entre los correspondientes órganos y entidades dependientes y los particulares, especificando en su caso los formatos y códigos normalizados para su utilización. Del mismo modo procederán los organismos autónomos y las entidades de derecho público vinculadas a la administración de la Generalitat Valenciana.
2. Las consellerias, organismos autónomos y entidades de derecho público mantendrán permanentemente actualizada y a disposición de los ciudadanos la relación de aplicaciones, medios y soportes a que se refiere el apartado anterior.
3. Con una periodicidad mínima anual, el Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información elaborará y hará público un directorio que comprenda a la totalidad de órganos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana, a cuyos efectos las unidades informáticas de los departamentos, organismos y entidades remitirán a la Secretaría del Comité la información correspondiente en el primer trimestre de cada año.
Artículo 24. Homologación de aplicaciones de utilización común
l. Las aplicaciones a que se refiere el artículo 15 de este decreto que vayan a ser utilizadas por varios órganos o entidades de la administración de la Generalitat Valenciana y se ajusten a los requisitos técnicos y funcionales establecidos por el Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información podrán ser homologadas, con carácter previo a su aprobación, por acuerdo de dicho órgano a propuesta de los órganos o empresas responsables del desarrollo de aquellas.
2. En el proceso de homologación se exigirá el cumplimiento de todos los requisitos que se recogen en el proceso de aprobación.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Primera
Nuevas funciones de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas
Para integrar las nuevas funciones asignadas a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas, se modifica el Decreto 28/1997, de 26 de febrero, del Gobierno Valenciano, por el que se aprobó el Reglamento Orgánico y Funcional de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, en los siguientes términos:
Se efectúa una nueva redacción del punto 1 del artículo 10 con el siguiente tenor:
«1. En materia de organización y sistemas de comunicación, le corresponden:
a) Fijar los principios básicos a los que se ha de someter todo el proceso de racionalización administrativa, identificando los procedimientos objeto de análisis y dictando las normas para que los servicios se desarrollen de acuerdo con una adecuada planificación y coordinación.
b) Definir e impulsar el papel de las nuevas tecnologías de la información en los procesos de simplificación, racionalización y modernización administrativa.
c) Definir, implantar y velar por la estrategia de las telecomunicaciones y sistemas de información en el ámbito de la Generalitat Valenciana.
d) Gestión de las telecomunicaciones en general y en particular de la Red Corporativa de Telecomunicaciones de la Generalitat Valenciana.
e) Velar por la racional aplicación de las nuevas tecnologías en materia de informática y telecomunicaciones y el desarrollo coordinado de estas técnicas para toda la administración de la Generalitat Valenciana. En particular, le corresponde la fijación de estándares relacionados con los sistemas de información y las telecomunicaciones.
f) Coordinar la colaboración institucional en materia de informática y telecomunicaciones con las otras administraciones valencianas, así como con las demás administraciones autonómicas, la administración general del estado y la Unión Europea.
g) Desarrollo de los proyectos de modernización de interés general para las administraciones valencianas, sin perjuicio de las competencias asignadas a los departamentos, organismos y entidades.
h) El establecimiento y mantenimiento del Censo de Recursos Informáticos y Telemáticos de la Administración de la Generalitat Valenciana.
i) Informar las adquisiciones de bienes y servicios informáticos en la administración de la Generalitat Valenciana cuyo importe sea superior a 5.000.000 de pesetas. Este informe tendrá carácter vinculante en cuanto al cumplimiento de estándares o estrategias definidas por la administración de la Generalitat Valenciana.
j) La dirección del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información de la Administración de la Generalitat Valenciana.
k) El impulso y la coordinación de las unidades especializadas en cada departamento para la racionalización de las estructuras y técnicas de gestión.
l) El impulso y la coordinación de las unidades especializadas en cada departamento para el desarrollo de los sistemas informáticos y de telecomunicaciones».
Segunda. Creación del Area de InfoCentre
Para integrar las funciones de InfoCentre dentro de la estructura de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas, se modifica el Decreto 28/1997, de 26 de febrero, del Gobierno Valenciano, por el que se aprobó el Reglamento Orgánico y Funcional de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, en los siguientes términos:
1. Se añade un nuevo punto al artículo 10 con el siguiente tenor:
«4. En lo referente a InfoCentre, le corresponde:
a) Realizar las tareas de coordinación entre InfoCentre y las unidades de informática de los departamentos, organismos y entidades.
b) Efectuar la gestión administrativa de las distintas actividades asumidas en este centro de servicios».
2. En el artículo 11 se añade una unidad a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas, con el siguiente tenor:
«Area de InfoCentre».
Tercera. Adscripción de la Autoridad Autentificadora
Las funciones de la Autoridad Autentificadora se encomiendan a la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas.
Cuarta. Ficheros automatizados existentes con anterioridad
Los ficheros automatizados de datos de carácter personal existentes en la administración de la Generalitat Valenciana con anterioridad a la entrada en vigor del presente decreto y que ya hubieran sido inscritos en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos se inscribirán de oficio en el Registro de Ficheros Informatizados de la Administración de la Generalitat Valenciana.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera
Vocales del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información
En tanto se proveen las jefaturas de área/servicio de las distintas consellerias, corresponde a cada secretario general designar el responsable que ocupará el lugar destinado a esas jefaturas de área/servicio.
Segunda. Adecuación de soportes, medios y aplicaciones
1. Los soportes, medios y aplicaciones utilizados por los órganos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana deberán adecuarse a la regulación contenida en este decreto en el plazo de un año a partir de su entrada en vigor. Quedan excluidas de este punto las aplicaciones aprobadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de este decreto, en los términos expresados en el artículo 45.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, así como las aplicaciones cuya utilización haya sido dispuesta en cualquier procedimiento cuya norma sea de igual o superior rango a este decreto.
2. Hasta la finalización del plazo mencionado en el apartado anterior, los órganos y entidades de la administración de la Generalitat Valenciana podrán continuar utilizando los soportes, medios y aplicaciones electrónicos, informáticos o telemáticos de los que dispongan.
Tercera. Criterios de seguridad supletorios
En tanto se desarrollen reglamentariamente las disposiciones de este decreto, serán de obligatoria adopción los criterios del Consejo Superior de Informática del Ministerio de la Presidencia.
DISPOSICION DEROGATORIA
Quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango en cuanto contradigan o se opongan a lo dispuesto en este decreto.
Se deroga expresamente el Decreto 143/1986, de 24 de noviembre, del Gobierno Valenciano, por el que se creó la Comisión de Seguimiento del Plan Informático.
DISPOSICION FINAL
Desarrollo y entrada en vigor
l. Se autoriza al conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública para dictar cuantas disposiciones sean precisas para establecer criterios generales en desarrollo y ejecución de lo dispuesto en este decreto, previo informe del Comité Técnico para el Desarrollo de los Sistemas de Información.
2. Los titulares de las consellerias podrán dictar, en el ámbito de sus respectivas competencias y con sujeción a lo establecido en el presente decreto, cuantas disposiciones sean necesarias para la regulación específica de los soportes, medios y aplicaciones.
3. El presente decreto entrará en vigor un mes después de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
Valencia, 6 de julio de 1998
El presidente de la Generalitat Valenciana,
EDUARDO ZAPLANA HERNANDEZ-SORO
El conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública,
JOSÉ LUIS OLIVAS MARTINEZ
