ORDEN de 17 de abril de 1998, de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, por la que se desarrolla el Decreto 24/98, de regulación de fondos de caja fija.
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| Publicado en: | DOGV núm. 3237 de 07.05.1998 | |
| Número identificador: | 1998/X3102 | |
| Referencia Base Datos: | 0807/1998 | |
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Análisis jurídico
Texto Texto Texto2 Fecha de entrada en vigor: 08.05.1998 Fecha fin vigencia: 08.04.2017 Notas: Regulación de fondos de caja fija. Esta disposición afecta a: Desarrolla o Complementa a: Esta disposición está afectada por: Afectada por: Derogada por: Modificada por: -
Análisis documental
Texto Texto Texto2 Origen disposición: Conselleria Economía, Hacienda y Administración Pública Grupo Temático: Reglamentación, Legislación Materias: Contabilidad e intervención Descriptores: Temáticos: ejecución del presupuesto, anticipo de tesorería, gasto de funcionamiento, control financiero
ORDEN de 17 de abril de 1998, de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, por la que se desarrolla el Decreto 24/98, de regulación de fondos de caja fija. [1998/X3102]
Por Decreto 24/98, de 10 de marzo, se aprobó la implantación de una nueva regulación de los fondos de caja fija, de conformidad con lo establecido en la Ley 14/1997, de 26 de diciembre, de Medidas de Gestión Administrativa, Financiera y de Organización de la Generalitat Valenciana, concretamente en el artículo 20.4, que incorpora un nuevo punto, el número 6, al artículo 44 de la Ley de Hacienda Pública de la Generalitat Valenciana.
Considerándose preciso abordar el concreto desarrollo de determinados aspectos del funcionamiento de dichos fondos, y en aras de una mayor agilidad y eficacia en la gestión de los pagos correspondientes, esta Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública, en virtud de la autorización contenida en la disposición final primera del mencionado Decreto,
ORDENA
Artículo 1. Ambito de aplicación
Las normas que aprueba la presente orden serán de aplicación a los anticipos de fondos de caja fija que se realicen en el ámbito de la administración de la Generalitat Valenciana, sus órganos de gestión sin personalidad jurídica y las entidades autónomas de carácter administrativo a que se refiere el artículo 5.1 del Texto Refundido de la Ley de Hacienda Pública de la Generalitat Valenciana.
Artículo 2. Determinación de los anticipos de caja fija
1. La Secretaría General de cada conselleria o unidad equivalente a las que las cajas estén adscritas, formularán propuesta razonada del importe a que se prevé ascenderán las necesidades que deban ser atendidas como fondos de caja fija, con los siguientes límites:
a) Que vengan referidos a los conceptos autorizados por el artículo primero del Decreto 24/98, de 10 de marzo.
b) Que no superen el 12% de los créditos consignados en el/los correspondientes capítulo/s de gasto del proyecto de ley de presupuestos de la Generalitat Valenciana del ejercicio que se trate.
Asimismo, las citadas Secretarías y unidades deberán realizar las propuestas de distribución de fondos por cajas pagadoras, así como las modificaciones que puedan producirse en los importes.
2. Estas propuestas se presentarán, para su aprobación, a la Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro de la Conselleria de Economía, Hacienda y Administración Pública.
En todo caso, la remisión de las mismas deberá realizarse con una antelación superior a 20 días al inicio del ejercicio económico al que correspondan las propuestas realizadas.
3. La cuantía de estas propuestas, una vez autorizadas por resolución de la Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro, determinará el importe de la dotación anual que cada caja pagadora tiene previsto gestionar por este procedimiento, realizándose las reposiciones de fondos a medida que las necesidades lo aconsejen, teniendo en cuenta siempre que las frecuencias de las reposiciones habrán de ajustarse al Plan de Disposición de Fondos elaborado por la Tesorería de la Generalitat.
4. La Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro podrá reducir previa comunicación a la Secretaría General u órgano equivalente la dotación anual de fondos de las cajas pagadoras cuando constate que la cuantía es excesiva para el volumen de gastos realmente ejecutados.
Artículo 3. Gestión de los fondos de caja fija
1. Determinada la cuantía anual de los fondos de caja fija, según se establece en el artículo 2 de la presente orden, las Intervenciones Delegadas en los distintos centros gestores contabilizarán, en el presupuesto inicial, a propuesta de la Secretaría General o unidad equivalente, las retenciones de crédito correspondientes.
2. La Tesorería de la Generalitat, una vez realizadas las retenciones y comunicadas por las Secretarias Generales, procederá a transferir fondos a cada caja pagadora.
Artículo 4. Reposición de fondos de caja fija
1. La reposición de fondos se realizará de oficio por la Tesorería de la Generalitat, de acuerdo con el Plan de Disposición de Fondos, en función de sus disponibilidades líquidas y teniendo en cuenta las necesidades de las cajas pagadoras, pudiendo la Tesorería de la Generalitat modificar este Plan de Disposición cuando se justifique la necesidad.
2. La Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro podrá suspender la reposición de fondos, a petición de las Secretarías Generales o unidades equivalentes, cuando se aprecien irregularidades en su aplicación, o incumplimiento de las normas que se contienen en la presente orden, sin perjuicio de actuaciones a que hubiera lugar por exigencia de responsabilidades.
Artículo 5. Cuentas justificativas
1. Las cuentas justificativas se formarán al menos mensualmente y se rendirán por los cuentadantes y habilitados respectivos, aprobándose de conformidad por las Secretarías Generales o jefes de las unidades equivalentes a las que las cajas estén adscritas, procediéndose a la imputación del gasto.
2. Las cuentas justificativas estarán constituidas por:
a) Las facturas y documentos originales, debidamente relacionados, que justifiquen la aplicación definitiva de los fondos y el cumplimiento de los requisitos exigidos.
b) El documento normalizado que figura como anexo 1 de la presente orden.
3. Las Secretarías Generales o unidades equivalentes realizarán los documentos contables para la imputación del gasto, formalizándose contra fondos depositados en cuentas extrapresupuestarias.
4. La Intervención Delegada realizará, de forma periódica, la intervención de la inversión, examinando las cuentas justificativas y los documentos que las justifiquen mediante el procedimiento de auditoría o muestreo, emitiendo el informe que proceda.
Artículo 6. Administración de los fondos
Los gastos que hayan de pagarse a través de caja fija deberán seguir la tramitación establecida en cada caso, de la que quedará constancia documental, debiendo constar la conformidad del cuentadante en las facturas, recibos o cualquier otro justificante que refleje el derecho del acreedor, así como la aplicación presupuestaria que le corresponde.
Artículo 7. Establecimiento de cajas pagadoras
1. Todas las órdenes de disposición de fondos a que se refiere la presente orden se expedirán a favor de las cajas pagadoras que a este efecto se creen.
2. Al frente de cada caja pagadora habrá un cuentadante o cajero y un habilitado pagador con nombramiento expreso para el ejercicio de las funciones, según lo establecido en el artículo tercero del Decreto 24/98, por el que se regulan los fondos de caja fija. Asimismo, se deberá nombrar dos suplentes, uno por el cuentadante y otro por el habilitado, que en caso de imposibilidad de los titulares ejerzan las funciones de éstos, asumiendo la responsabilidad inherente.
3. Dentro de la estructura orgánica de cada conselleria o entidad autónoma, las cajas pagadoras que se establezcan se adscribirán a la Secretaría General o unidad equivalente que se determine al efecto, excepto en los centros separados físicamente de las sedes de dichas unidades, en cuyo caso dependerán de la autoridad o funcionario responsable del centro en cuestión.
4. En las consellerías o entidades autónomas donde exista más de una caja pagadora, las Secretarías Generales o unidades equivalentes organizarán su funcionamiento, con la finalidad de coordinarlas y canalizar sus relaciones con la Tesorería de la Generalitat.
Artículo 8. Funciones de las cajas pagadoras
1. Las cajas pagadoras, bajo la supervisión y dirección de las Secretarías Generales o unidades equivalentes, ejercerán las funciones siguientes:
a) Efectuar los pagos que se ordenen conforme a lo preceptuado en la presente orden.
b) Registrar las operaciones como consecuencia de la utilización de los fondos en la forma que se determine al efecto.
c) Verificar que los comprobantes facilitados para la justificación de los gastos y los pagos consiguientes sean documentos auténticos y originales.
d) Identificar la personalidad y legitimación de los perceptores mediante la documentación procedente en cada caso.
e) Custodiar los fondos que se les hubieren confiado.
f) Proceder a las justificaciones, realizar las actas de arqueo y practicar las conciliaciones bancarias que procedan.
g) Facilitar la situación de caja y fondos en las fechas que se determinen.
h) Rendir las cuentas justificativas que correspondan.
i) Conservar y custodiar los talonarios y matrices de los cheques o, en su caso, las relaciones que hubieran servido de base a su expedición por medios informáticos. En el supuesto de cheques anulados deberán proceder a su inutilización y conservación ulterior a efectos de control.
j) Aquellas otras que, en su caso, se les encomiende en las normas dictadas al efecto, así como las particulares que se contengan en la resolución de creación de cajas pagadoras.
2. Las cajas pagadoras se autorizarán por resolución de la Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro, tal y como establece el artículo segundo del Decreto 24/98, que regula los fondos de caja fija.
Artículo 9. Funciones de las Secretarías Generales o unidades equivalentes a las que las cajas pagadoras estén adscritas
Las Secretarías Generales o unidades equivalentes a las que las cajas pagadoras estén adscritas tendrán encomendadas las siguientes funciones:
a) Coordinación y supervisión de las cajas pagadoras.
b) Canalizar las relaciones de las cajas pagadoras con la Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro, la Intervención General de la Generalitat y la Intervención Delegada correspondiente.
c) Llevar y mantener un censo de las cajas pagadoras, de cuentadantes adscritos a las mismas y de los funcionarios habilitados autorizados para realizar los pagos, con indicación expresa de las fechas de toma de posesión y cese de funciones, sin perjuicio del censo general que corresponde a la Tesorería de la Generalitat.
d) Recepción y examen de la información sobre la situación de la caja y fondos.
e) Aprobar las cuentas justificativas a que se refiere el artículo 5 de la presente orden y cuidar de que se rindan dentro de los plazos establecidos.
f) Remitir a la Intervención Delegada la documentación a que hace referencia la presente norma.
g) Aquellas otras que se les encomienden en las normas dictadas al efecto.
Artículo 10. Realización de los pagos
1. La realización de los pagos habrá de hacerse mediante cheques o transferencias bancarias, autorizadas por las firmas mancomunadas del cuentadante y habilitado. Para la atención de pagos de escasa cuantía, se podrán extraer fondos en efectivo y depositarlos en las propias cajas pagadoras, teniendo que incluirse la cantidad solicitada por este concepto en la propuesta razonada de distribución de fondos de caja fija señalada en el artículo 2 de la presente orden. La cuantía solicitada se considerará máxima y será aprobada por la Subsecretaría de Política Financiera y Tesoro.
2. El importe mínimo de los pagos individuales a realizar por caja fija se establecerá por la Subsecretaría de Política FInanciera y Tesoro. A efectos de la aplicación de estos límites, no podrá fraccionarse un único gasto en varios pagos, ni acumularse en un solo justificante pagos que se deriven de diversos gastos.
3. Con carácter general, los fondos a que se refiere la presente norma se situarán siempre en cuentas abiertas en entidades de crédito. La apertura de las cuentas se realizará de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
Artículo 11. Prohibiciones
1. En ningún caso podrá disponerse la realización de pagos de naturaleza distinta a los regulados en la presente norma, o sin el crédito presupuestario suficiente que permita su atención.
2. Serán exigibles las responsabilidades a que se refieren los artículos 91 y siguientes del texto refundido de la Ley de Hacienda Pública de la Generalitat Valenciana, por el incumplimiento de los extremos contemplados en la presente orden.
Artículo 12. Estados trimestrales y actas de arqueo
1. Los responsables de cada caja pagadora, trimestralmente, elaborarán un acta de arqueo ordinaria y un acta de conciliación efectuada el último día del trimestre, según modelos que se adjuntan como anexos 2 y 3 de la presente orden.
2. Los estados de situación de caja y fondos señalados en el punto anterior se remitirán a las Secretarías Generales o unidades equivalentes para su aprobación, adjuntando éstas una copia a la Intervención Delegada correspondiente.
3. La falta de remisión de la documentación señalada en este artículo será comunicada por la Intervención Delegada a la Intervención General de la Generalitat Valenciana, la cual podrá suspender, con carácter cautelar, la fiscalización formal del pago, así como adoptar cuantas medidas estime oportunas en razón de la situación específica de cada caso.
4. Al cierre de cada ejercicio económico deberán quedar saldadas las cuentas extrapresupuestarias de caja fija.
Artículo 13. Control
1. Los interventores delegados, por sí o por medio del personal que al efecto designen, podrán realizar en cualquier momento las comprobaciones que estimen oportunas, pudiendo solicitar cuando lo estimen necesario la realización de actas de arqueo extraordinarias.
2. Los interventores delegados, cuando observen que alguna caja pagadora no tiene en cuenta los principios rectores recogidos en la presente orden, habrán de informar de la incidencia a la Secretaría General de la Conselleria o unidad equivalente en el caso de entidades autónomas, así como a la Intervención General de la Generalitat.
DISPOSICIONES ADICIONALES
Primera
Con el nombramiento de los cuentadantes y habilitados se especificará en cada caso el nombre y apellidos, caja pagadora que gestionarán, unidad responsable a la que está adscrita dicha caja pagadora, fecha de habilitación para gestionar los fondos correspondientes, así como cualquier otra condición o requisito particular relativo al funcionamiento de la caja pagadora.
Segunda
Se autoriza a la Intervención General para dictar las normas de contabilidad aplicables a las operaciones de caja fija que se realicen.
Tercera
Se autoriza al subsecretario de Política Financiera y Tesoro para que dicte las normas de desarrollo de la presente orden.
DISPOSICION FINAL
La presente orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
Valencia, 17 de abril de 1998
El conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública,
JOSÉ LUIS OLIVAS MARTINEZ