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  Origen disposición: Conselleria Sanidad
  Grupo Temático: Legislación
  Materias: Sanidad
  Descriptores:
  	Temáticos: sistema de información, farmacología, programa de actuación, base de datos, control de calidad

ORDEN de 16 de abril de 2002, del conseller de Sanidad, por la que se crea el sistema de información farmacéutico Gaia: Gestor integral de la Prestación Farmacéutica de la Conselleria de Sanidad, se establecen los órganos de dirección del sistema, mantenimiento de las bases de datos, comités de apoyo y procedimientos de control de calidad. [2002/X5815]

La incorporación a la práctica clínica de los medios ofimáticos es cada día una necesidad más demandada. Lo que hace unos años se veía como una mera posibilidad futurista es hoy una realidad tangible. Las nuevas tecnologías mediante comunicaciones on line e incorporación de medios de diagnóstico e informativos, que hacen posible una telemedicina, no pueden estar ajenos en su aplicación práctica a todos aquellos procesos que configuran la prestación farmacéutica, incorporándose al ejercicio de los profesionales sanitarios. Por todo ello la Conselleria de Sanidad, y concretamente su Dirección General para la Prestación Farmacéutica, en base al artículo 8.1 de la Orden de 3 de enero de 2000, del conseller de Sanidad, por la que se desarrolla el Decreto 87/1999 de 30 de julio, del Consell de la Generalitat Valenciana, que aprueba el Reglamento Orgánico y Funcional de la Conselleria de Sanidad, modificado por el Decreto 198/1999 de 19 de octubre impulsó el proyecto de gestor integral de la prestación farmacéutica Gaia, siendo el programa 84 del Segundo Plan de Modernización y Racionalización de la administración Pública Valenciana. La colaboración de la Dirección General de la Agencia para la Calidad, Evaluación y Modernización de los Servicios Asistenciales para el impulso de las nuevas tecnologías, apoya el sistema de información en su vertiente técnica garantizando el hardware necesario para el éxito del proceso.

El incorporar metodología de mejora continuada como garantía de una óptima calidad asistencial es una constante preocupación de la administración sanitaria. El ejercicio clínico de sus profesionales sanitarios que alcanza cada día unos niveles más altos de conocimientos científico-técnicos, puede verse en algunos casos afectado por factores tales como un arsenal terapéutico en constante cambio, la alteración de la situación administrativa de productos farmacéuticos y sanitarios, la simultaneidad en el paciente de prescripciones realizadas por diversos facultativos sin nexo de comunicación entre ellos, una exhaustiva información sobre reacciones adversas e interacciones difíciles de conocer y evaluar por los facultativos, etc.

Es por tanto necesario impulsar aquellas herramientas o metodologías que apoyen al profesional aportándole información, con el objetivo de potenciar su responsabilidad en la selección del tratamiento a instaurar por parte del facultativo. También es importante hacer partícipe activamente al profesional y al paciente en el uso racional de los recursos disponibles. El conocimiento de indicadores obtenidos de los datos de prescripción permite valorar e interpretar mediante una autoevaluación el uso racional del arsenal terapéutico disponible.

La Conselleria de Sanidad a través del sistema de información farmacéutica (Gaia), pone a disposición de los diferentes agentes que intervienen en el ciclo de prescripción y dispensación, una herramienta auxiliar que facilita información para realizar cada tarea profesional con el máximo de eficiencia, incidiendo en las áreas que de una u otra forma constituyen el todo de la prestación farmacéutica. Con estos objetivos, desde la Conselleria de Sanidad se aborda con un concepto integral la prestación farmacéutica, a través de la creación de un sistema de información farmacéutica, Gaia, que comprende:

A) Nivel 1: Servicios de gestión farmacéutica o de backoffice farmacéutico.

Conjunto de todos aquellos componentes de backoffice orientados a la gestión propiamente dicha, de la prestación farmacéutica. Son servicios que permiten administrar los procedimientos de gestión farmacéuticos, además de realizar una explotación de información eficiente:

– Conciliación de facturación.

– Conciliación del nomenclátor de medicamentos.

– Repositorio de Medicamentos y Navegador de productos farmacéuticos.

– Gestión de la Prestación Farmacéutica

– Gestión de talonarios

– Indicadores CPA

B) Nivel 2: Servicios de integración con aplicaciones propias y ajenas a la Conselleria de Sanidad.

Este nivel de servicios lo constituyen los componentes software que facilitan la integración de cualquier sistema de prescripción o dispensación. Además, ofrecerá también los servicios de integración necesarios entre Gaia y el resto de sistemas corporativos de la Conselleria: Economic, SIP, Abucasys y RVN. Es una red de agentes especializados que atenderán las demandas y donaciones de información por parte de sistemas externos, propios de la Conselleria de Sanidad o ajenos:

Agente prescriptor será el interlocutor de los diferentes sistemas informáticos de prescripción con Gaia para la donación de prescripciones y solicitud de información de valor añadido que en el momento de la prescripción esté disponible en Gaia (desde cualquier centro prescriptor que disponga de un aplicativo infórmatico clínico-administrativo).

Agente dispensador que se encarga de moderar el diálogo entre los sistemas informáticos capaces de realizar dispensaciones y el gestor de la prestación farmacéutica (recibir dispensaciones efectuadas por las oficinas de farmacia, notificar validaciones de las dispensaciones, conciliación con las prescripciones realizadas, gestionar consultas de información).

Agente informador – Agente que se encarga de la distribución de información desde el gestor de la prestación (notificación de alertas o avisos, publicación de información).

Agente SIP – Agente que se encarga de proporcionar una comunicación para consulta on-line entre el SIP (Sistema de Información Poblacional) y los diferentes sistemas

Agente Economic – Proporcionara la integración con Gaia.

Agente Abucasys – proporcionará la integración con la Historia Clínica Electrónica.

C) Nivel 3: Servicios especiales: Módulo de prescripción asistida de Gaia.

Módulo a través del cual los centros prescriptores de la Conselleria de Sanidad, y otros a los que pueda ser ofertado, notifican a la Base de datos central las prescripciones realizadas. Este módulo tiene como objetivo principal proporcionar un interfaz amigable que permita registrar las prescripciones en la Base de Datos del Sistema Central de Farmacia. Al mismo tiempo proporciona al facultativo una serie de mecanismos de control y ayuda sobre la prescripción a realizar.

Las funcionalidades de dicho módulo son: a) Identificación y autentificación inicial del facultativo prescriptor, b) Identificación del paciente (recuperar y validar los datos del paciente obtenidos de la base de datos del SIP), c) Validaciones sobre la prescripción, d) Consulta del historial farmacoterapéutico de un paciente, e) Captura y envío electrónico de la prescripción, f) Distribución y actualización de información relativa a medicamentos, que se genera en la Base de Datos del Sistema Central de Farmacia, g) Impresión de la receta y de las indicaciones de la misma. h) Explotación de información (consultas y estadísticas relativas a la prescripción de medicamentos).

El sistema Gaia tiene como objetivo final ser una ayuda para obtener la máxima calidad de asistencia para y en el paciente. Se pueden prever la detección de interacciones entre diferentes medicamentos. Se prescribe con una legibilidad que obvia errores relacionados con la identificación e interpretación de la prescripción, lo que le asegura que se le dispensará el medicamento indicado por su médico. Se puede facilitar instrucciones con indicación clara de posología, duración del tratamiento así como cualquier otra información que a criterio del médico, le pudiera afectar en su tratamiento y se podrá automatizar el procedimiento del visado de Inspección.

Constituyendo los sistemas informáticos unas herramientas que son de gran ayuda a los profesionales, es muy importante establecer el marco de procedimientos y metodología que aseguren y garanticen la actualización y el mantenimiento de la información que se aporta. Además, es indispensable que el sistema de información farmacéutica cuente con profesionales que realicen tareas de asesoramiento a la Conselleria de Sanidad sobre la valoración y evaluación de la explotación de la información que el sistema de información farmacéutica genera.

En este sentido la Conselleria de Sanidad, a través de su Dirección General para la Prestación Farmacéutica, quiere consolidar las responsabilidades y funciones que se consideran imprescindibles para el sostenimiento del sistema.

El diseño, desarrollo y despliegue del sistema Gaia ha sido posible gracias a una participación activa de diferentes estructuras de la Conselleria de Sanidad, aportando sus conocimientos específicos en una determinada parcela profesional. El diseño elegido se resume en una centralización de datos y una descentralización de la gestión de mantenimiento. La integración multidisciplinaria de los profesionales de la Conselleria de Sanidad tanto facultativos, inspectores médicos y farmacéuticos de servicios sanitarios, informáticos, farmacéuticos de áreas de salud y negociados de prestaciones farmacéuticas, así como las sociedades científicas con representación en el sector, le ha dado un valor añadido a los productos y procesos obtenidos.

La presente normativa tiene por objeto definir las estructuras que intervienen en la dirección, mantenimiento, asesoramiento y control de calidad del sistema Gaia.

Por todo ello,

ORDENO

Artículo 1. Gaia: Gestor Integral de Prestación Farmacéutica de la Conselleria de Sanidad.

1.1 Se crea en la Conselleria de Sanidad el sistema de información farmacéutica con la denominación de “Gaia: Gestor Integral de la Prestación Farmacéutica”, como herramienta auxiliar de los profesionales que desarrollan su actividad en las diferentes áreas que integran la prestación farmacéutica.

1.2 Gaia es un sistema organizativo de transacciones de servicios y retribuciones que integra la prescripción y dispensación de medicamentos para atender las necesidades de tratamiento farmacoterapéutico de los ciudadanos en la Comunidad Valenciana, sobre la base de una asistencia para mejorar la calidad de la prescripción, efectividad de la prestación farmacéutica y posibilidad de evaluación continua de los regímenes de farmacoterapia.

1.3 El sistema de información Gaia se integra en concepto de bien y derecho en el patrimonio de la Generalitat Valenciana, con los derechos de carácter patrimonial que puedan derivarse del software desarrollado por este sistema de información, por ser la Conselleria de Sanidad la titular del mismo.

Artículo 2 . Metas del sistema de Información Farmacéutica de la Conselleria de Sanidad

2.1 El sistema Gaia deberá dar respuesta a las siguientes metas:

a) Herramienta auxiliar de los profesionales que desarrollan su actividad en las diferentes áreas que integran la prestación farmacéutica.

b) Detectar, prevenir, y controlar los problemas de salud derivados del uso de medicamentos (yatrogenia farmacológica), evaluar la capacidad real de los fármacos de producir salud y utilizar la evaluación del uso que se hace de los medicamentos como indicador de prevalencia de problemas de salud.

c) Evaluar el grado de eficiencia en el uso de los recursos farmacológicos, valorar los factores que determinan este uso y utilizar la evaluación del uso de los medicamentos como indicador de la forma en que se produce la atención sanitaria.

d) Adaptación de la estructura informativa a la estructura organizativa y asistencial de los diferentes ámbitos de la Conselleria de Sanidad.

e) Control y lucha contra el fraude en la prestación farmacéutica.

Artículo 3. Contenido del Sistema de Información Farmacéutica. Gaia: Gestor Integral de Prestación Farmacéutica

3.1 Se diferencian dos áreas claras de utilidad del sistema Gaia: su faceta como herramienta de gestión y administración farmacéutica, y por otra parte, su faceta como herramienta auxiliar en la prescripción y dispensación.

3.1.1 Gaia: Gestión y Administración Farmacéutica

a. La Conciliación de facturación es un módulo orientado al control de calidad de la facturación de recetas oficiales que son dispensadas en las diferentes oficinas de farmacia. La explotación de esta información a través de maestros, permite obtener diferentes informes detallados incluso por receta, a la vez que emite los partes y gráficos que se requieren por las Unidades Administrativas Territoriales de los Negociados de Prestación Farmacéutica. La evolución en cómputo mensual, acumulado e interanual sobre gasto y recetas a nivel provincial permite disponer de información tanto en datos como gráficos.

b. La Conciliación del nomenclátor es un módulo dirigido a la integración y el tratamiento de las bases de datos de medicamentos del Ministerio de Sanidad y Consumo, enriqueciéndolas con atributos como las dosis diarias definidas y la clasificación ATC entre otros.

c. El Repositorio de medicamentos y el navegador de productos farmacéuticos facilita la disposición de un módulo que contiene información detallada para cada especialidad y producto que forma parte de la prestación farmacéutica, lo que identificada y codificada posibilita realizar estudios de utilización de medicamentos que orienten las futuras políticas de uso racional.

d. Mediante la Gestión de la prestación farmacéutica se dota a los órganos gestores de una herramienta que permite distribuir recursos farmacéuticos, establecer objetivos, planificarlos en el tiempo y efectuar su seguimiento. Básicamente consiste en una asignación presupuestaria hasta nivel de CPA en base a criterios capitativos modificados por condiciones de financiación y edad (pensionistas y mayores de 65 años) y una cartera de indicadores de calidad de prescripción farmacológica. La asignación se produce por pacto en cascada, es decir, hay que ir cerrando los objetivos anuales a nivel de área, de centros y equipos de atención primaria y por último por CPA. La asignación de recursos farmacéuticos se realiza en base a las UFP (Unidades Farmacéuticas Ponderadas) calculadas para cada Área de Salud permitiendo la comparación con unidades de población estandarizada, así como la distribución de indicadores de calidad de la prescripción por zonas y centros. El sistema genera cuadros de mando jerárquicos con una evolución permanentemente actualizada.

e. La Gestión de talonarios de recetas médicas oficiales y sellos médicos. Comprende todas las actuaciones en esta materia, desde la petición de talonarios y sello médico, el inventario con el cálculo de los stockages en cada depósito, así como conocer desde el mismo momento de la entrega de un talonario la identificación del puesto asistencial del facultativo a quien se le ha entregado.

La gestión de talonarios, asumida a nivel descentralizado y coordinado adquiere una gran repercusión en todo el proceso dado que, aún constituyendo un proceso de carácter administrativo, se configura como el identificativo sobre el que se genera toda la información en el sistema. La asignación del talonario en relación con el CPA (código de puesto asistencial) permite mediante la distribución territorial y su ubicación en centro asistencial, en zona y en Area de salud, poder llegar mediante la estrategia adecuada, a poder desplegar políticas sanitarias de dirección por objetivos, contando con una estructura piramidal que define las diferentes responsabilidades de cada escalón directivo.

f. Como resultante del proceso de explotación de los datos, se obtienen los Indicadores de CPA. Con este módulo se pone a disposición del facultativo identificado por el puesto asistencial que ocupa (CPA), los datos de sus indicadores cuali-cuantitativos que resultan de la explotación de la información procedente de sus prescripciones. Es una herramienta que a nivel de puesto asistencial permite al facultativo que lo ocupa tener acceso on line a informes en los que se presentan sus indicadores de calidad de prescripción farmacológica, así como referentes del nivel superior estructural con finalidades de autoevaluación.

3.1.2 Gaia: Auxiliar de Prescripción médica

El Módulo de Prescripción Asistida, es una herramienta que aporta información al facultativo prescriptor a fin de que seleccione el principio activo o especialidad farmacéutica que considere más adecuada para la instauración del tratamiento de un paciente. Por otra parte, dado que se crea la Historia Farmacoterapéutica Única, el facultativo es informado de aquellas posibles alertas que se produzcan con los medicamentos prescritos a un mismo paciente. Destacar el valor añadido de la desburocratización de las consultas médicas, con el impacto positivo que conlleva para el paciente y para el profesional sanitario. Así, los procesos de asignación de talonarios de recetas médicas oficiales, repetición de tratamientos en recetas médicas o visado de inspección sanitaria previo a la dispensación de recetas se verán agilizados o eliminados.

Artículo 4. Ámbito de responsabilidad en el Sistema de Información Farmacéutica

4.1 Es responsabilidad de la Conselleria de Sanidad, a través de su Dirección General para la Prestación Farmacéutica, llevar a cabo las funciones del sistema de información Gaia, y establecer las estructuras con competencias en el mantenimiento y asesoramiento del sistema de información farmacéutica.

4.2 El sistema de información Gaia estará configurado con una arquitectura de centralización en la explotación de datos y de descentralización de la gestión de la información. La coordinación de las estructuras implicadas en el mantenimiento y asesoramiento del sistema de información farmacéutica será realizada por la Dirección General para la Prestación Farmacéutica a través de su Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento.

Sin perjuicio de las funciones de los servicios correspondientes, así definidos en la norma de desarrollo del reglamento vigente de la Conselleria de Sanidad

4.3 El director general para la Prestación Farmacéutica se constituirá en el administrador del sistema, estableciendo los diferentes perfiles de usuario y autorizando el acceso al mismo al sistema de información farmacéutica.

Para la solicitud de acceso al sistema Gaia se deberá cumplimentar todos los apartados del modelo situado en el portal de Gaia, que se deberá dirigir al Centro de Informática de la Conselleria de Sanidad, previa autorización del director asistencial. Para ello se han definido los siguientes perfiles de acceso de los que se destacan sus principales funcionalidades:

a) Funciones administrativas de centros sanitarios – Módulo de gestión de talonarios.

b) Personal enfermería de centros sanitarios – Gestión del módulo de planificación de recetas.

c) Personal facultativo de centros sanitarios – Indicadores y consultas de perfiles fármaco–terapéuticos (indicadores CPA) y acceso al módulo de prescripción asistida.

d) Coordinación de centros sanitarios y jefaturas clínicas (consultas) – resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

e) Gerencia de Área de Salud (consultas) – resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

f) Dirección de Atención Primaria (consultas)– resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

g) Dirección de Atención Especializada (consultas)– resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

h) Direcciones Atención Primaria (farmacia)– resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito. Utilización del Discoverer para generación de consultas ad hoc.

i) Direcciones Atención Especializada (farmacia– UFPE)– resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

j) Jefaturas de Área de Inspección Médica de Servicios Sanitarios – resultados individuales y fármaco–terapéuticos de su ámbito.

k) Dirección Territorial Sanidad (Negociado Prestación Farmacéutica) – Mantenimiento y consultas aplicación Gaia.

l) Dirección Territorial Sanidad (Inspección Farmacéutica) –

m) Servicios Centrales (consultas).

n) Servicios Centrales (mantenimiento). Mantenimiento y consultas aplicación Gaia. Utilización del Discoverer para generación de consultas ad hoc.

o) Otros autorizados Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

4.4 En aras a agilizar la entrega de contraseñas, en cada Dirección Asistencial de Primaria y Especializada, se nombrará un administrador del sistema Gaia de su ámbito, que será responsable de la entrega de contraseñas. Los negociados de Prestación Farmacéutica de cada Dirección Territorial suplirán este papel para la entrega de contraseñas a los usuarios que no dependan de los niveles asistenciales de primaria y especializada de la Conselleria de Sanidad.

4.5 La Dirección General para la Prestación Farmacéutica impulsará, coordinará y supervisará el Sistema, para lo cual designará entre los funcionarios que en ella prestan servicios un responsable.

4.6 El director general para la Prestación Farmacéutica nombrará un coordinador funcional del Sistema Gaia, quien asumirá las competencias especificadas en el apartado anterior.

Artículo 5. Estructura de dirección del sistema Gaia

5.1 La estructura de dirección del sistema Gaia, vendrá definida por un Comité de Dirección, una Dirección Operativa y las competencias propias de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

5.2 El funcionamiento de la estructura de dirección, no generará ningún incremento presupuestario adicional, al normal funcionamiento de las unidades ya existentes en la Conselleria.

5.3 El Comité de Dirección determinará las metas y funcionalidades del sistema bajo las siguientes

Funciones:

a) Velar por la consecución de los objetivos del sistema.

b) Analizar los planes de actuación sobre las funcionalidades del sistema.

c) Vigilar el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de desarrollo, soporte técnico y mantenimiento de software en todos sus aspectos.

d) Aprobar, previo informe de los representantes de la Conselleria de Sanidad en la Dirección Operativa, la entrega de los productos finales, modificaciones de módulos y la certificación de pagos.

Composición

– El conseller de Sanidad, o quien delegue que ejercerá las funciones de presidente.

– El subsecretario para la Agencia Valenciana de la Salud

– El subsecretario para los Recursos de Sanidad

– El secretario general de la Conselleria de Sanidad, que ejercerá las funciones de secretario.

– El director general para la Prestación Farmacéutica

– El director general de la Agencia para la Calidad, Evaluación y Modernización de los Servicios Asistenciales.

5.4 La Dirección Operativa impulsará las directrices emanadas del Comité de Dirección.

Funciones:

a) Controlar e impulsar cotidianamente el sistema y los subproductos a desarrollar.

b) Constituir grupos de trabajo mixtos, determinando sus funciones y planificando sus tareas.

c) Supervisar las tareas del soporte técnico.

d) Informar de la aceptación de los productos finales, modificaciones de productos, como de las certificaciones de pago.

e) Conocer cualquier modificación de la arquitectura informática y de hardware que afecte a los recursos destinados al sistema Gaia.

Funcionamiento:

– Se reunirán en sesiones ordinarias y en las extraordinarias que se determinen.

– Elaboración de las actas, informes de situación y acuerdos adoptados.

– Invitar a las reuniones de Dirección Operativa a los profesionales que se consideren necesarios.

Composición:

– El director general para la Prestación Farmacéutica, que ejercerá las funciones de presidente.

– Jefe del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento

– Jefe del Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica

– Coordinador funcional del sistema Gaia de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que ejercerá las funciones de Secretario.

– Coordinador tecnológico del sistema Gaia de la Dirección General para la Agencia de la Calidad, Evaluación y Modernización de los Servicios Asistenciales.

– Coordinador funcional del proyecto Abucasys de la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Coordinador económico de la Subsecretaría para los Recursos de Sanidad.

– director de desarrollo de software de la empresa adjudicataria del sistema Gaia.

– Jefe de desarrollo de software de la empresa adjudicataria del sistema Gaia.

Artículo 6 . Grupos de Trabajo asesores del sistema Gaia

6.1 Son grupos técnicos de apoyo, de carácter permanente, a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, con funciones de asesoramiento en materia de uso racional del medicamento y prestación farmacéutica, siendo su objetivo asesorar y evaluar con carácter periódico las prestaciones funcionales del sistema Gaia, así como realizar propuestas de mejora.

6.2 Se establecen los siguientes grupos de apoyo técnico:

a) Grupo de asesoramiento de gestión de talonarios, conciliación de facturación y CPA.

b) Grupo de asesoramiento de prescripción asistida.

c) Grupo de asesoramiento de visado de inspección electrónico.

d) Grupo de asesoramiento de dispensación asistida.

e) Grupo de asesoramiento de presupuestos farmacéuticos, indicadores de calidad de prescripción, consultas de gestión farmacéutica, DDDs y DDPs.

f) Grupo de asesoramiento en formulación magistral.

g) Integración con aplicaciones corporativas y aplicación de tecnologías.

6.3 Funciones:

a) Analizar mediante programas de actividad protocolizados la calidad de la información que se obtiene del sistema. Elaborar informes y proponer medidas de mejora a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

b) Cualquier otra actividad que sea solicitada por la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

6.4 Composición de los grupos de asesores:

– El jefe del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento, que actuará como presidente.

– El jefe del Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica.

– El coordinador funcional del Sistema Gaia de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que actuará como secretario.

– Siete profesionales, nombrados por resolución de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, de la materia abordada.

6.5. Funcionamiento:

– Los grupos se reunirán, con carácter general, con la periodicidad que se determine y con carácter excepcional a petición de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– Cualquier miembro podrá solicitar a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que se invite a participar en la sesión a especialistas en la materia de que se trate.

– De todas las sesiones se levantará acta.

Artículo 7. CVFARMA: Información Fármaco–terapéutica del Sistema Gaia.

7.1 Se crea en la Conselleria de Sanidad el conjunto de bases de datos de soporte de información farmacéutica del sistema Gaia con la denominación de: CVFARMA: Información Fármacoterapéutica del Sistema Gaia, formado por todas las bases de datos fármaco–terapéuticas, desarrolladas por profesionales de la Conselleria de Sanidad de la Generalitat Valenciana, que auxilian el sistema Gaia. La Generalitat Valenciana es la titular de los derechos de carácter patrimonial que pudieran derivarse de la utilización de estas de bases de datos.

7.2 El CVFARMA será impulsado y tutelado desde la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

7.3 Se constituye un Comité del CVFARMA como apoyo a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, en su labor de tutela y eficiencia en el desarrollo y mantenimiento del CVFARMA. Su composición será la siguiente:

– El jefe del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento.

– El jefe del Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica.

– El coordinador funcional del sistema Gaia de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– El coordinador funcional del proyecto Abucasis de la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Los coordinadores de las bases de datos de CVFARMA.

7.4 En el funcionamiento del Comité CVFARMA no se generará incremento presupuestario.

7.5 El CVFARMA, dispondrá como mínimo de las siguientes bases de datos:

– Repositorio de medicamentos, efectos y accesorios y dietas medicamentosas. (GaREME).

– Dosis diarias definidas.(GaDDD).

– Indicaciones, contraindicaciones y dosis de riesgo. (GaICON).

– Interacciones medicamentosas.(GaINTER).

– Alergias medicamentosas.(GaERGIAS).

– Guía fármaco–terapéutica. (GaGUIA).

– Excipientes declaración obligatoria. (GaEXC).

– Consejos farmacéuticos al paciente. (GaCONSE).

– Alertas problemas relacionados medicamentos. (GaPRM).

– Alertas farmacéuticas. (GaALERTA).

– Ensayos clínicos de medicamentos. (GaCLINI).

7.6 El mantenimiento de las bases de datos se realizará, descentralizadamente, por las unidades enumeradas a continuación, para la cual se designará un coordinador y participantes en cada una de ellas por resolución de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica:

– GaREME – a) Unidad: Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: un inspector farmacéutico de servicios sanitarios. c) Mantenimiento: adjudicación de grupos terapéuticos a inspectores farmacéuticos de servicios sanitarios.

– GaDDD – a) Unidad: Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: un inspector farmacéutico de servicios sanitarios. c) Mantenimiento: adjudicación de grupos terapéuticos a inspectores farmacéuticos de servicios sanitarios.

– GaICON – a) Unidad: Inspección Médica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: un inspector médico de servicios sanitarios. c) Mantenimiento: adjudicación de subgrupos terapéuticos a inspectores médicos de servicios sanitarios.

– GaINTER – a) Unidad: Unidad de Referencia de Farmacología, del Hospital General de Alicante. b) Coordinador: Un farmacólogo de la Unidad de Farmacología del Hospital General de Alicante. c) Mantenimiento: Unidad de Farmacología.

– GaERGIAS – a) Unidad: Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. b) Coordinador: jefe de sección del CAVIME. c) Mantenimiento: CAVIME.

– GaEXPC – a) Unidad: Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. b) Coordinador: coordinador de servicios farmacéuticos de áreas de salud. c) Mantenimiento: coordinación servicios farmacéuticos de áreas de salud.

– GaGUIA – a) Unidad: Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. b) Coordinador: jefe de Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. c) Mantenimiento: direcciones asistenciales, a través de los servicios farmacéuticos mediante adjudicación de subgrupos terapéuticos.

– GaCONSE – a) Unidad: direcciones asistenciales. b) Coordinador: un farmacéutico de Atención Primaria. c) Mantenimiento: direcciones asistenciales, a través de los servicios farmacéuticos mediante adjudicación de subgrupos terapéuticos.

– GaPRM – a) Unidad: Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. b) y c) Coordinador: Coordinadora de Atención Farmacéutica.

– GaALERTA a) Unidad: Servicio de Ordenación y Control Farmacéutico, b) Coordinador: Jefe de Servicio de Ordenación y Control Farmacéutico, c) Mantenimiento: Sección de Control Farmacéutico.

– GaCLINI – a) Unidad: Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. b) Coordinador: jefe de Programa de Ensayos Clínicos de la Comunidad Valenciana. C) Mantenimiento: Secretarías de CEIC.

7.7 Serán funciones de los coordinadores:

a) Desarrollar un manual de procedimientos de mantenimiento de las bases de datos y su actualización.

b) Proponer al Comité de CVFARMA variaciones en la estructura de la base de datos.

c) Actuar de secretarios de los grupos de apoyo de la base de datos, realizar las convocatorias y levantar actas de las mismas.

d) Supervisar el mantenimiento de las bases de datos

e) Realizar un informe mensual sobre movimientos de alta, modificaciones e incidencias.

7.8 La composición de los grupos de apoyo a la base de datos será:

a) Coordinador de la base de datos.

b) Coordinador funcional del sistema Gaia de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

c) Cuatro profesionales implicados en el mantenimiento de la base de datos.

Artículo 8. Mantenimiento de bases de datos de carácter administrativo del sistema Gaia.

8.1 El mantenimiento de las bases de datos correspondientes a facultativos médicos del SIP, centros SIP, depósitos de talonarios, CPA (código de puesto asistencial) y laboratorios farmacéuticos se realizará atendiendo a la Circular 3/2001 sobre instrucciones de sellos médicos, talonarios de recetas médicos y control de calidad de los datos de facturación.

8.2 El mantenimiento de las bases de datos se realizará, descentralizadamente, por las unidades enumeradas a continuación, para la cual se designará un coordinador y participantes en cada una de ellas por resolución de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– CPA (código de puesto asistencial) – a) Unidad: Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. c) Mantenimiento: inspecciones farmacéuticas de servicios sanitarios Territoriales.

– Mantenimiento facultativos médicos en SIP – a) Unidad: negociados de prestación farmacéutica de las direcciones territoriales. b) Coordinador: coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios c) Mantenimiento: negociados de prestación farmacéutica territoriales.

– Mantenimiento centros sanitarios en SIP – a) Unidad: Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. c) Mantenimiento: inspecciones farmacéuticas de servicios sanitarios territoriales.

– Mantenimiento de depósitos de talonarios – a) Unidad: Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. b) Coordinador: Coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios. c) Mantenimiento: Inspecciones Farmacéuticas de Servicios Sanitarios Territoriales.

– Mantenimiento de Laboratorios Farmacéuticos – a) Unidad: Área de Prestaciones Farmacéuticas. B) Coordinador: jefe de Servicio de Provisión y Asistencia Farmacéutica. C) Mantenimiento: coordinador de servicios farmacéuticos de Áreas de Salud.

Artículo 9. Mantenimiento de operaciones de carácter gestor del sistema Gaia.

9.1 Para el adecuado mantenimiento del sistema de información es imprescindible establecer de forma clara las competencias y responsabilidades de las diferentes estructuras en la realización de las actividades necesarias para actualizar la información.

9.2 Los procesos de carácter logístico en materia de recetas oficiales de la Conselleria de Sanidad y sellos médicos (Circular 3/2001, de la Conselleria de Sanidad), corresponden a:

a) Las direcciones de Atención Primaria y Especializada, a través de sus estructuras administrativas de los centros de distribución y centros dispensadores de talonarios de recetas.

b) Las direcciones territoriales mediante sus negociados de Prestación Farmacéutica auxiliando y complementando aquellas estructuras que no están integradas en el ámbito asistencial del punto anterior.

9.3 Los procesos de carácter administrativo relacionados con la conciliación de facturación mensual de las recetas de los colegios oficiales de farmacéuticos corresponden a:

a) Las direcciones territoriales mediante sus negociados de Prestación Farmacéutica, deberán introducir los partes de facturación mensuales de los colegios farmacéuticos (parte manual) y comprobar las diferencias con los resultados agregados del proceso mecanizado (parte calculado).

b) Las direcciones territoriales mediante sus negociados de Prestación Farmacéutica revisaran los rechaces y errores detectados en el control de calidad de las cintas de facturación de los colegios oficiales farmacéuticos. Las revisiones se realizan por grupos relacionados:

– Facturación: tipo 1, 3, 4, 6, 7, 8.

– Farmacias: tipo 2

– Productos: tipo 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59.

– Facultativos médicos: tipo 61, 62, 63.

– Receta: tipo 71, 72, 73, 74, 75

Las direcciones territoriales mediante sus inspecciones farmacéuticas y en coordinación con los negociados de Prestación Farmacéutica, supervisarán especialmente los tipos 50, 51, 52, 53 y 54.

9.4. Los procesos de carácter logístico en materia de información sobre el cuadro de mandos de los planes de gestión clínica, indicadores de calidad de prescripción farmacológica, para aquellos CPA que no dispongan de medios informáticos corresponden a:

a) Las direcciones de Atención Primaria y Especializada, supervisarán la correcta distribución de la información en su ámbito de responsabilidad.

b) Para aquellos facultativos ajenos al ámbito de primaria y especializada, mensualmente el Negociado de Prestaciones Farmacéuticas de las direcciones territoriales remitirán sus resultados mediante el lanzamiento automático de la correspondiente opción en Gaia.

c) Para aquellos centros sanitarios y servicios clínicos que no dispongan de medios informáticos, la Dirección Médica suministrará mensualmente sus datos de prestación farmacéutica mediante el lanzamiento automático de la correspondiente opción en Gaia. En Atención Especializada la jefatura de servicio entregará mensualmente los resultados de farmacia a cada facultativo especialista.

9.5 Los procesos de carácter de dirección por objetivos en materia de asignación de objetivos presupuestarios farmacéuticos e indicadores de prescripción de calidad farmacológica determinará el siguiente nivel de responsabilidades:

a) A nivel de cada Área de Salud se constituirá una “Comisión de presupuestos e indicadores farmacéuticos”, que presidida por el gerente del área o en su defecto, el director médico de Atención Primaria, permita el consenso entre niveles asistenciales del Área de Salud para la asignación de los recursos farmacéuticos disponibles. Serán vocales de la dicha comisión, el director y subdirectores médicos del ámbito de especializada del Área de Salud, dos coordinadores de atención primaria y actuará como secretario el farmacéutico de Área.

a) Para facilitar la asignación presupuestaria Gaia dispone de opciones de asignaciones teóricas en base al coste medio de las unidades farmacéuticas ponderadas de las Áreas de Salud con mejores indicadores de calidad de prescripción. En esta comisión se perfilará las estrategias para alcanzar los objetivos en materia de indicadores de prescripción señalizados por la Conselleria de Sanidad y que afectan a ambos niveles, especialmente la prescripción en receta médica desde el ámbito de especializada, tanto en consultas externas como prescripción al alta.

b) Una vez definidas las asignaciones por niveles asistenciales, por parte de las direcciones asistenciales se procederá a desagregar el presupuesto por equipos de atención primaria y jefaturas clínicas. En último lugar, los coordinadores de centros de Salud, procederán a realizar la desagregación por CPA de su centro de salud.

c) Paralelamente a la confección de los presupuestos farmacéuticos, se establecerán para los diferentes ámbitos del Área de Salud, los objetivos en indicadores de prescripción, tanto para los incluidos en la cartera marcada desde servicios centrales, como para la cartera específica marcada por cada dirección asistencial, disponiendo Gaia de opciones para el feedback automático de los indicadores a monitorizar.

Artículo 10. Priorización de actividades para el procesamiento de la información mensual y auditorias de gestión de talonarios

10.1 Una vez iniciado el proceso mecanizado mensual, por parte de la inspecciones farmacéuticas de servicios sanitarios y los negociados de prestación farmacéutica de las direcciones territoriales, se priorizará esta actividad (control de calidad de la facturación y conciliación del nomenclator), en aras a que el proceso culmine en un plazo no superior a cinco días hábiles desde su inicio y poder disponer de la información resultante para la red asistencial.

10.2 Los responsables de los centros distribuidores deberán supervisar que los cierres mensuales, inventarios de los depósitos de recetas y total de talonarios de recetas entregados ese mes, se realizan en las fechas indicadas en la Circular 3/2001 de la Conselleria de Sanidad, dada la repercusión que la no observancia de estos plazos tiene sobre el Sistema de Información Farmacéutica.

10.3 Por parte de los responsables de los centros distribuidores de cada dirección asistencial, se realizará, al menos dos auditorias mensuales a depósitos de su ámbito comprobando que las existencias de talonarios a una fecha determinada coincide con los registros existentes en el gestor de talonarios de Gaia, remitiendo mensualmente el informe de las auditorias realizadas al negociado de prestación farmacéutica de su dirección territorial·los negociados de prestación farmacéutica realizarán mensualmente las auditorias ordenadas en la Circular 3/2001 de la Conselleria de Sanidad .

Artículo 11. Soporte técnico y librería del sistema de información farmacéutico

11.1 Toda la documentación correspondiente al desarrollo del sistema Gaia, desde el inicio del proyecto e incluyendo las actas de los diferentes comités grupos de trabajo, se archivará bajo formato electrónico, administrando el acceso a esta información la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, a través del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento.

11.2 El sistema Gaia dispone de un soporte técnico que tendrá un horario de cobertura, normalmente, de 8 horas a 20 horas, disponiendo de un teléfono único de acceso al mismo. El soporte técnico, además de auxiliar a los usuarios en el manejo del sistema Gaia, recogerá y mecanizará todas las incidencias comunicadas, para su análisis y toma de decisiones por los grupos de asesoramiento y la Dirección Operativa del sistema Gaia. La Dirección General para la Prestación Farmacéutica, a través del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento establecerá el acceso a la información agregada derivada del soporte técnico.

Artículo 12. Ámbito de uso de la información suministrada por el sistema Gaia

12.1 La información disponible en el sistema Gaia, es para uso exclusivo de la actividad profesional en el ámbito de la Conselleria de Sanidad

12.2 Cualquier uso diferente de la actividad profesional, y que suponga donación de datos o publicación de los mismos, deberá contar con autorización previa de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica a través del Área para la Prestación Farmacéutica y el Medicamento.

Artículo 13. Mejora continua de la calidad del sistema de información farmacéutica: comités de garantía de calidad

13.1 El sistema de información farmacéutica requiere además del proceso de actualización y mantenimiento de la información, como complemento imprescindible, establecer una estructura de apoyo que vele garantizando un nivel de calidad óptimo, que permita y asegure la correcta y adecuada explotación de la información en él generada.

13.2 Para cumplir este objetivo dinámico se crean dos comités de asesoramiento a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que permitan valorar de forma centralizada los resultados de las estrategias de implementación de políticas en el uso racional del medicamento.

– 1r. Comité de Garantía de Calidad de los Procesos Logísticos y Administrativos.

– 2n. Comité de Garantía de Calidad de Implantación de Políticas Farmacéuticas.

El funcionamiento de estos comités no requerirá dotación presupuestaria propia.

13.3 El Comité de Garantía de Calidad de Procesos Logísticos y Administrativos, como órgano de apoyo a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, cuya finalidad es asesorar a los órganos directivos y de gestión sobre el control de calidad que se obtiene en el procesamiento del sistema en relación con la información contenida y su interrelación en materia de logística y aplicación de procedimientos de carácter administrativos.

El comité diseñará y propondrá las actuaciones a realizar para la adecuada supervisión, gestión y control en las materias que le afectan.

Funciones

1. Supervisar el mantenimiento de la información contenida en el módulo de gestión de talonarios.

2. Informar sobre las auditorias efectuadas en los centros distribuidores de talonarios. Proponer medidas de mejora y/o correctoras.

3. Efectuar el seguimiento del módulo de conciliación de la facturación.

4. Analizar los diferentes Informes de calidad del módulo de conciliación de facturación.

5. Estudiar las incidencias en materia de identificación de recetas de talonarios y asignaciones de CPA a facultativos. Elaboración de informes.

6. Detectar alteraciones y proponer medidas de mejora.

7. Definir programas de evaluación.

8. Protocolizar actividades que tengan incidencia en la logística que afecta a las recetas oficiales de la Conselleria de Sanidad.

9. Cualquier otra actividad que le sea solicitada por la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

Composición:

– Dos representantes de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– Los secretarios de las comisiones del ciclo de la receta oficial de la Conselleria de Sanidad de las direcciones territoriales de Sanidad.

– Los jefes de Negociado de Prestación Farmacéutica.

– Coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios.

– Dos representantes de las comisiones del ciclo de la receta oficial de la Conselleria de Sanidad de las direcciones territoriales de Sanidad

Funcionamiento:

– El Comité se reunirá con carácter general con periodicidad mensual y con carácter excepcional a petición de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– Cuando en el orden del día figuren a tratar temas específicos, cualquiera de los representantes podrá solicitar a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que se invite a participar en la sesión a asesores especializados en dicha materia.

– De todas las sesiones se levantará actas recogiendo su contenido.

13.4 El Comité de Garantía de Calidad de la Implementación de Políticas Farmacéuticas, es un órgano técnico de apoyo a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, con funciones de asesoramiento en materia de gestión y evaluación de la prestación farmacéutica, siendo su objetivo informar con carácter periódico, del análisis comparativo realizado mediante la valoración de indicadores como resultado de la implementación de estrategias en materia de uso racional del medicamento, así como realizar propuestas de mejora para la consecución de los objetivos.

Funciones:

1. Conocer las políticas de uso racional del medicamento de la Conselleria de Sanidad y efectuar su seguimiento.

2. En materias propias de su competencia, realizar el diagnóstico del estado inicial en los diferentes ámbitos asistenciales, áreas de primaria, especializada, etc. , aplicando criterios de ámbito territorial, asistencial o de categorías profesionales de los facultativos.

3. Diseñar protocolos que permitan analizar la evolución inter-áreas e inter-centros de los indicadores cuali-cuantitativos que se establezcan como prioritarios por la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

4. Analizar mediante programas de actividad protocolizados la calidad de la información que se obtiene del sistema Gaia. Elaborar informes y proponer medidas de mejora a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

5. Cualquier otra actividad que sea solicitada por la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

Composición:

– 2 representantes de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– Coordinador de Inspección Farmacéutica de Servicios Sanitarios.

– Un inspector farmacéutico de cada dirección territorial de la Inspección de Servicios Sanitarios.

– Coordinador de los servicios farmacéuticos de áreas de Salud.

– Un representante de la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Un director médico de Atención Primaria designado por la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Un coordinador médico de Atención Primaria designado por la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Un subdirector médico de Atención Especializada designado por la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

– Un subdirector médico de Atención Especializada de centro de especialidades designado por la Subsecretaría para la Agencia Valenciana de la Salud.

Funcionamiento:

– El Comité se reunirá con carácter general con periodicidad mensual y con carácter excepcional a petición de la Dirección General para la Prestación Farmacéutica.

– Cuando en el orden del día figuren temas específicos, cualquiera de los representantes podrá solicitar a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, que se invite a participar en la sesión a asesores especializados en la materia de que se trate.

– De todas las sesiones se levantará actas recogiendo su contenido.

13.5 Observatorios de subgrupos terapéuticos.

El comité propondrá la formación de observatorios en subgrupos terapéuticos determinados, para mantener actualizada la información respecto a los indicadores de calidad de la prescripción farmacológica y los valores de referencia de dichos indicadores. Actuará como secretario de estos observatorios el coordinador de la base de datos GaDDD.

Artículo 14. Colaboración y coordinación de actuaciones

14.1 Los órganos directivos de la Conselleria de Sanidad podrán solicitar y proponer a la Dirección General para la Prestación Farmacéutica informes y evaluaciones sobre aspectos relacionados con la gestión, y evaluación de la prestación farmacéutica.

14.2 Con carácter periódico, la Dirección General para la Prestación Farmacéutica, a través de la Coordinación de Servicios Farmacéuticos de Áreas de Salud, elevará informe-resumen a los órganos directivos y de gestión de la Conselleria de Sanidad.

Artículo 15. Faltas y sanciones

15.1 Por parte de los órganos competentes, en los supuestos de mala praxis se aplicarán las medidas disciplinarias correspondientes.

15.2 El personal de la Conselleria de Sanidad que, teniendo acceso a esta información la utilizase con fines no previstos en esta norma o incumpliese los mismos, será susceptible del correspondiente procedimiento disciplinario y en su caso de la imposición por infringir lo estipulado en la Ley 25/90, del Medicamento, artículo 108.2.b.18 que califica como falta grave el “Incumplimiento por parte del personal sanitario del deber de garantizar la confidencialidad y la intimidad de los pacientes en la tramitación de las recetas y ordenes médicas“.

15.3 Por parte de la Conselleria de Sanidad se prestará una especial atención a lo dispuesto en materia de faltas y sanciones en el artículo 46 de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal.

15.4 La Conselleria de Sanidad a través de la Inspección de Servicios Sanitarios prestará una especial atención al cumplimiento de lo establecido en esta orden, así como a la vigilancia de una indebida utilización de los datos procedentes de la información generada.

DISPOSICIÓN FINAL

Se faculta al director general para la Prestación Farmacéutica a habilitar el procedimiento para el desarrollo de lo dispuesto en esta orden.

Lo dispuesto en esta orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación

Valencia, 16 de abril de 2002

El conseller de Sanidad,

SERAFÍN CASTELLANO GÓMEZ