ORDEN 17/2023 de 26 de diciembre de 2023, de la Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública, por la que se regula la facturación electrónica y el registro contable de facturas en el ámbito del sistema NEFIS. [2023/13123]
(DOGV núm. 9755 de 29.12.2023) Ref. Base Datos 012491/2023
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Análisis documental
Origen disposición: Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública Grupo Temático: Legislación Temáticos: contabilidad pública, contabilidad regional, informatización
PREÁMBULO
Mediante el Decreto 134/2012, de 7 de septiembre, del Consell (DOCV 6858 de 10/09/2012), se crea y regula el Registro de facturas de la Generalitat, aplicable a todos los órganos de la Administración de la Generalitat y entidades autónomas de carácter administrativo.
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, que tiene carácter básico, incorpora al ordenamiento jurídico una serie de medidas para mejorar la protección de los proveedores, entre otras la obligación de presentación en un registro administrativo de las facturas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una administración pública en el marco de cualquier relación jurídica, el impulso del uso de la factura electrónica en el sector público y la creación obligatoria de puntos generales de entrada de facturas electrónicas. La citada Ley 25/2013 incorpora la posibilidad de que las comunidades autónomas puedan adherirse a la utilización del Punto general de entrada de facturas electrónicas que proporcione el Estado.
Posteriormente, se aprueba la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, con el fin de garantizar la integridad, seguridad e interoperabilidad de los distintos sistemas. Dicha orden tiene carácter básico y es aplicable a todas las entidades incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, las cuales deberán ajustar sus registros contables de facturas a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos establecidos en la misma.
El Consell, mediante el Acuerdo de 12 de septiembre de 2014, por el que se asume nuevos compromisos y medidas establecidos por el Acuerdo de la Comisión Delegada del Gobierno para Asuntos Económicos de 31 de julio de 2014 por el que se modifican determinadas condiciones financieras de las operaciones de endeudamiento suscritas con cargo al Fondo de Liquidez Autonómico, se adhirió a la plataforma electrónica FACe (punto general de entrada de facturas electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas).
Como consecuencia de la implementación el 1 de enero de 2024 de la aplicación informática Nuevo Sistema de Información Económico-Financiera (en adelante NEFIS) para la gestión económico-financiera de la Administración de la Generalitat y de las entidades que se integren en el mismo, prevista en el Decreto 69/2023, de 12 de mayo del Consell, y dado que deben concretarse determinados aspectos de la regulación estatal adaptándolos al ámbito de la Administración de la Generalitat, se considera procedente la aprobación de una nueva norma sobre la materia.
Por todo lo anterior, esta orden se ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, en virtud de los cuales la potestad reglamentaria se debe ejercitar de acuerdo con los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica y eficiencia, en tanto persigue un interés general que redundará en un potencial impacto positivo socioeconómico.
En concreto y, teniendo en cuenta la implementación del sistema NEFIS a partir del 1 de enero de 2024, cabe poner de manifiesto que la necesidad y eficacia de la presente orden queda justificada por resultar el instrumento más idóneo para implementar un subsistema que permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes. El subsistema de registro contable de facturas y otros justificantes, también denominado «consola de facturas», posibilita el registro de todas las facturas y otros justificantes a cargo de la entidad, así como el control y seguimiento de las distintas situaciones por las que pasan las mismas. Estará conectado con el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe) mediante servicio web y actualizará, en dicho punto, el estado en el que se encuentren las mismas. Dentro de este subsistema se formará el registro contable de facturas al que hace referencia la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
Por lo que respecta al cumplimiento del principio de proporcionalidad, la orden contiene la regulación imprescindible para alcanzar los fines perseguidos y no impone obligaciones innecesarias a los destinatarios y en lo que se refiere a la seguridad jurídica, la norma es coherente con el resto del ordenamiento jurídico. Por último, en cuanto al principio de eficiencia, constando la imposición de nuevas obligaciones a los destinatarios de esta disposición, se ha realizado el trámite de consulta pública previa, de acuerdo con lo que se prevé en el artículo 25 del Decreto 105/2017 de 28 de julio, del Consell.
De acuerdo con lo expuesto y, en uso de las facultades que me confieren la Ley 5/1983, de 30 de diciembre, del Consell, y el Decreto 133/2023 de 10 de agosto, del Consell, de aprobación del Reglamento orgánico y funcional de la Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública, a propuesta de la Intervención General de la Generalitat, y previos los trámites establecidos en el Decreto 24/2009, de 13 de febrero, del Consell, así como el informe de la Abogacía General de la Generalitat y conforme con el Consell Jurídic Consultiu,
ORDENO
Artículo 1. Objeto
De conformidad con lo previsto en la normativa estatal básica, la presente disposición tiene por objeto establecer los requisitos de la facturación electrónica y la creación del registro contable de facturas respecto del ámbito definido en el artículo tercero.
Artículo 2. Régimen jurídico
La facturación electrónica y el registro contable de facturas se regirán por lo dispuesto en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, por la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la citada Ley, por la presente orden y por la restante normativa de aplicación.
Artículo 3. Ámbito de aplicación
La presente orden se aplicará a la Administración de la Generalitat y a las entidades del sector público administrativo que estén integradas en NEFIS para llevar su ejecución presupuestaria y contable.
Artículo 4. Responsabilidad funcional
La responsabilidad funcional del registro contable de facturas corresponderá a la Intervención General de la Generalitat, que podrá desarrollar las medidas técnicas y administrativas que sean necesarias para la puesta en marcha y funcionamiento del citado registro.
Artículo 5. Obligación de presentar facturas en el registro
1. El proveedor que haya expedido la factura por los servicios prestados o bienes entregados, tiene la obligación de presentarla ante el correspondiente registro administrativo a efectos de su remisión al órgano administrativo o unidad a quien corresponda su tramitación, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de los servicios.
2. En los pliegos de cláusulas administrativas para la preparación de los contratos, se incluirá la identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública (oficina contable), así como la identificación del órgano de contratación (órgano gestor) y del destinatario (unidad tramitadora), que deberán constar en la factura correspondiente. En aquellos contratos que no dispongan de pliegos de cláusulas administrativas, los órganos gestores deberán comunicar a los contratistas los códigos de la oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora (códigos DIR3 de unidades orgánicas y oficinas) y su denominación para que los incorporen en sus facturas.
3. Corresponderá a la Intervención General de la Generalitat la gestión del alta y mantenimiento de los identificadores de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora en FACe (punto General de Entrada de facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas) y en el registro contable de facturas. Para ello, será necesario que en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3) del Ministerio competente, estén previamente dados de alta los órganos gestores y unidades tramitadoras correspondientes.
Artículo 6. Proveedores obligados a presentar facturas en formato electrónico
1. Están obligadas al uso de la factura electrónica y a presentarlas a través del punto general de entrada regulado en el artículo 7, las entidades siguientes:
a) Sociedades anónimas;
b) Sociedades de responsabilidad limitada;
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
e) Uniones temporales de empresas;
f) Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de utilización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.
g) Aquellas otras entidades que establezca la normativa básica estatal.
2. Quedan excluidas de dicha obligación las facturas de proveedores de bienes y servicios cuyo importe no supere los 3.000 euros, IVA incluido, así como las que emitan los proveedores por servicios en el exterior hasta que estas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación mediante el punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración de la conselleria competente en materia de hacienda, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
Artículo 7. Punto General de entrada de facturas electrónicas
El Punto general de entrada de facturas electrónicas será el de la Administración General del Estado, FACe, que estará integrado con el registro contable de facturas de la Generalitat (Consola de Facturas en la aplicación informática NEFIS).
Artículo 8. Requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas
El registro contable de facturas se ajustará a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos establecidos por la normativa estatal en materia de facturación electrónica y registro contable de facturas.
Artículo 9. Facturas no electrónicas
1. Todas las facturas que no se presenten en formato electrónico, antes de inscribirse en el registro contable de facturas, deberán presentarse en un registro de los definidos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas para la obtención de una copia auténtica y la posterior devolución al proveedor del original en papel.
2. Deberán adoptarse las medidas necesarias para que las facturas se digitalicen según lo previsto en los artículos 16.5 y 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y puedan tramitarse en formato electrónico en la Consola de Facturas de la aplicación informática NEFIS.
Artículo 10. Unidades tramitadoras de facturas
Las subsecretarias de las distintas consellerías u órganos similares en las entidades que utilicen el sistema NEFIS, habilitarán las unidades tramitadoras de facturas correspondientes en función de sus necesidades.
Artículo 11. Personas usuarias del registro contable de facturas
Las personas usuarias del registro contable de facturas solicitarán a la Intervención General de la Generalitat, a través de los órganos competentes, la correspondiente credencial para el acceso a la aplicación informática NEFIS que da soporte al citado registro.
Artículo 12. Archivo y custodia de la información
De conformidad con el artículo 7 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, se establece el punto general de entrada de facturas electrónicas FACE como medio de archivo y custodia de las facturas electrónicas.
Artículo 13. Protección de datos de carácter personal
El registro contable de facturas y el registro administrativo de facturas tratará los datos personales conforme a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, General de protección de datos, y la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales y el resto de normativa de aplicación, así como de conformidad con los criterios que se establezcan por la Agencia Española de Protección de Datos. A tal efecto se adoptarán, por los responsables del tratamiento de datos, las políticas y medidas de uso necesarias.
2. Los responsables del tratamiento aplicarán las medidas técnicas y organizativas apropiadas, en función de los riesgos de diversa probabilidad y gravedad para los derechos y libertades de las personas físicas, en relación con el tratamiento de sus datos personales, a fin de garantizar y poder demostrar que este es conforme con la normativa vigente. Estas medidas se aplicarán, tanto en el momento de determinar los medios de tratamiento como en el momento del propio tratamiento, y deberán garantizar que solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento, cumpliendo, así, con los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto.
Artículo 14. Responsabilidades
Los titulares de los distintos departamentos y el personal al servicio de la Generalitat que, con dolo, culpa o negligencia graves, incumplan la obligación de anotación e inscripción de las facturas presentadas por los proveedores en el referido registro contable de facturas, pudiendo ocasionar con ello un perjuicio económico a la hacienda de la Generalitat, se sujetarán a las responsabilidades civiles, penales o disciplinarias que procedan de acuerdo con lo previsto en el título VIII de la Ley 1/2015, de 6 de febrero, de hacienda pública, del sector público instrumental y de subvenciones.
Artículo 15. Comunicación entre registros
Los registros de entrada manuales y electrónicos se integrarán con el registro contable de facturas del sistema NEFIS mediante servicio web para que se proceda al oportuno registro en la Consola de Facturas, tanto para las anotaciones como para las devoluciones.
Disposición adicional primera
A los efectos de permitir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en materia de facturación electrónica, la administración educativa deberá disponer de un registro contable de facturas específico para las que reciban los centros docentes públicos no universitarios en el ejercicio de su autonomía en la gestión económica, en los términos previstos en su propia normativa.
Disposición adicional segunda
La implementación de esta orden, en cuanto que su único coste para la Generalitat es el derivado de los necesarios desarrollos de adaptación en las aplicaciones informáticas de la Conselleria de Hacienda, Economía y Administración Pública, llevados a cabo a través de los medios ordinarios de desarrollo, actualización y mantenimiento de dichas aplicaciones, no implicará aumento del gasto público, y, en todo caso, deberá ser atendido con sus medios personales y materiales.
Disposición transitoria primera
Se integrarán en la Consola de Facturas de la aplicación informática NEFIS todas aquellas facturas que se encuentren pendientes de tramitar a la fecha de entrada en vigor de la presente norma, instrumentándose para ello un procedimiento transitorio para la carga de esta información.
Disposición final primera. Instrucciones para su adecuada aplicación
Se faculta a la Intervención General de la Generalitat para que dicte cuantas instrucciones sean necesarias para la adecuada aplicación de lo previsto en esta orden.
Disposición final segunda. Entrada en vigor
La presente orden entrará en vigor el 1 de enero de 2024.
Valencia, 26 de diciembre de 2023
La consellera de Hacienda, Economía
y Administración Pública:
Ruth María Merino Peña