ORDRE 17/2023 de 26 de desembre de 2023, de la Conselleria d'Hisenda, Economia i Administració Pública, per la qual es regula la facturació electrònica i el registre comptable de factures en l'àmbit del sistema NEFIS. [2023/13123]
(DOGV núm. 9755 de 29.12.2023) Ref. Base de dades 012491/2023
-
Anàlisi documental
Origen de disposició: Conselleria d'Hisenda, Economia i Administració Pública Grup temàtic: Legislació Temàtics: comptabilitat pública, comptabilitat regional, informatització
PREÀMBUL
Mitjançant el Decret 134/2012, de 7 de setembre, del Consell (DOCV 6858 de 10/09/2012), es crea i regula el Registre de factures de la Generalitat, aplicable a tots els òrgans de l'Administració de la Generalitat i entitats autònomes de caràcter administratiu.
La Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, que té caràcter bàsic, incorpora a l'ordenament jurídic una sèrie de mesures per a millorar la protecció dels proveïdors, entre altres l'obligació de presentació en un registre administratiu de les factures expedides pels servicis que presten o béns que entreguen a una administració pública en el marc de qualsevol relació jurídica, l'impuls de l'ús de la factura electrònica en el sector públic i la creació obligatòria de punts generals d'entrada de factures electròniques. L'esmentada Llei 25/2013 incorpora la possibilitat que les comunitats autònomes puguen adherir-se a la utilització del Punt general d'entrada de factures electròniques que proporcione l'Estat.
Posteriorment, s'aprova l'Ordre HAP/492/2014, de 27 de març, per la qual es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures de les entitats de l'àmbit d'aplicació de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, amb la finalitat de garantir la integritat, seguretat i interoperabilitat dels diferents sistemes. Esta ordre té caràcter bàsic i és aplicable a totes les entitats incloses en l'àmbit d'aplicació de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, les quals hauran d'ajustar els seus registres comptables de factures a les condicions i requisits funcionals i tècnics establits en esta.
El Consell, mitjançant l'Acord de 12 de setembre de 2014, pel qual s'assumix nous compromisos i mesures establits per l'Acord de la Comissió Delegada del Govern per a Assumptes Econòmics de 31 de juliol de 2014, pel qual es modifiquen determinades condicions financeres de les operacions d'endeutament subscrites amb càrrec al Fons de Liquiditat Autonòmic, es va adherir a la plataforma electrònica FACe (punt general d'entrada de factures electròniques de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques, del Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques).
A conseqüència de la implementació l'1 de gener de 2024 de l'aplicació informàtica Nou Sistema d'Informació Economicofinancera (d'ara en avant NEFIS) per a la gestió economicofinancera de l'Administració de la Generalitat i de les entitats que s'integren en esta, prevista en el Decret 69/2023, de 12 de maig del Consell, i atés que han de concretar-se determinats aspectes de la regulació estatal adaptant-los a l'àmbit de l'Administració de la Generalitat, es considera procedent l'aprovació d'una nova norma sobre la matèria.
Per tot l'anterior, esta ordre s'ajusta als principis de bona regulació continguts en l'article 129 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, en virtut de les quals la potestat reglamentària s'ha d'exercitar d'acord amb els principis de necessitat, eficàcia, proporcionalitat, seguretat jurídica i eficiència, atés que perseguix un interés general que redundarà en un potencial impacte positiu socioeconòmic.
En concret i, tenint en compte la implementació del sistema NEFIS a partir de l'1 de gener de 2024, cal posar de manifest que la necessitat i eficàcia de la present ordre queda justificada per resultar l'instrument més idoni per a implementar un subsistema que permetrà agilitzar els procediments de pagament al proveïdor i donar certesa de les factures pendents de pagament existents. El subsistema de registre comptable de factures i altres justificants, també denominat «consola de factures», possibilita el registre de totes les factures i altres justificants a càrrec de l'entitat, així com el control i seguiment de les diferents situacions per les quals passen estes. Estarà connectat amb el punt general d'entrada de factures electròniques de l'Administració General de l'Estat (FACe) mitjançant servici web i actualitzarà, en este punt, l'estat en el qual es troben estes. Dins d'este subsistema es formarà el registre comptable de factures al qual fa referència la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic.
Pel que respecta al compliment del principi de proporcionalitat, l'ordre conté la regulació imprescindible per a aconseguir els fins perseguits, i no imposa obligacions innecessàries als destinataris i pel que fa a la seguretat jurídica, la norma és coherent amb la resta de l'ordenament jurídic. Finalment, quant al principi d'eficiència, i atés que consta la imposició de noves obligacions als destinataris d'esta disposició, s'ha realitzat el tràmit de consulta pública prèvia, d'acord amb el que es preveu en l'article 25 del Decret 105/2017 de 28 de juliol, del Consell.
D'acord amb allò exposat i, fent ús de les facultats que em conferixen la Llei 5/1983, de 30 de desembre, del Consell, i el Decret 133/2023 de 10 d'agost, del Consell, d'aprovació del Reglament orgànic i funcional de la Conselleria d'Hisenda, Economia i Administració Pública, a proposta de la Intervenció General de la Generalitat, i previs els tràmits establits en el Decret 24/2009, de 13 de febrer, del Consell, així com l'informe de l'Advocacia General de la Generalitat i conforme amb el Consell Jurídic Consultiu,
ORDENE
Article 1. Objecte
De conformitat amb el que es preveu en la normativa estatal bàsica, la present disposició té per objecte establir els requisits de la facturació electrònica i la creació del registre comptable de factures respecte de l'àmbit definit en l'article tercer.
Article 2. Règim jurídic
La facturació electrònica i el registre comptable de factures es regiran pel que es disposa en la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, per l'Ordre HAP/492/2014, de 27 de març, per la qual es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures de les entitats de l'àmbit d'aplicació de la Llei esmentada, per la present ordre i per la restant normativa d'aplicació.
Article 3. Àmbit d'aplicació
La present ordre s'aplicarà a l'Administració de la Generalitat i a las entitats del sector públic administratiu que estiguen integrades en NEFIS per a portar la seua execució pressupostària i comptable.
Article 4. Responsabilitat funcional
La responsabilitat funcional del registre comptable de factures correspondrà a la Intervenció General de la Generalitat, que podrà desenvolupar les mesures tècniques i administratives que siguen necessàries per a la posada en marxa i funcionament del registre esmentat.
Article 5. Obligació de presentar factures en el registre
1. El proveïdor que haja expedit la factura pels servicis prestats o béns entregats, té l'obligació de presentar-la davant el corresponent registre administratiu a l'efecte de la seua remissió a l'òrgan administratiu o unitat a qui corresponga la seua tramitació, en el termini de trenta dies des de la data de lliurament efectiu de les mercaderies o la prestació dels servicis.
2. En els plecs de clàusules administratives per a la preparació dels contractes, s'inclourà la identificació de l'òrgan administratiu amb competències en matèria de comptabilitat pública (oficina comptable), així com la identificació de l'òrgan de contractació (òrgan gestor) i del destinatari (unitat tramitadora), que hauran de constar en la factura corresponent. En aquells contractes que no disposen de plecs de clàusules administratives, els òrgans gestors hauran de comunicar als contractistes els codis de l'oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora (codis DIR3 d'unitats orgàniques i oficines) i la seua denominació perquè els incorporen en les seues factures.
3. Correspondrà a la Intervenció General de la Generalitat la gestió de l'alta i manteniment dels identificadors d'oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora en FACe (punt general d'entrada de factures electròniques de la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques, del Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques) i en el registre comptable de factures. Per a això, serà necessari que en el Directori Comú d'Unitats Orgàniques i Oficines (DIR3) del Ministeri competent, estiguen prèviament donats d'alta els òrgans gestors i unitats tramitadores corresponents.
Article 6. Proveïdors obligats a presentar factures en format electrònic
1. Estan obligades a l'ús de la factura electrònica i a presentar-les a través del punt general d'entrada regulat en l'article 7, les entitats següents:
a) Societats anònimes;
b) Societats de responsabilitat limitada;
c) Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguen nacionalitat espanyola;
d) Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents en territori espanyol en els termes que establix la normativa tributària;
e) Unions temporals d'empreses;
f) Agrupació d'interés econòmic, agrupació europea d'interés econòmic, fons de pensions, fons de capital de risc, fons d'inversions, fons d'utilització d'actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulització hipotecària o fons de garantia d'inversions.
g) Aquelles altres entitats que establisca la normativa bàsica estatal.
2. Queden excloses d'esta obligació les factures de proveïdors de béns i servicis l'import dels quals no supere els 3.000 euros, IVA inclòs, així com les que emeten els proveïdors per servicis en l'exterior fins que estes factures puguen satisfer els requeriments per a la seua presentació mitjançant el punt general d'entrada de factures electròniques, d'acord amb la valoració de la conselleria competent en matèria d'hisenda, i els servicis en l'exterior disposen dels mitjans i sistemes apropiats per a la seua recepció en estos servicis.
Article 7. Punt general d'entrada de factures electròniques
El punt general d'entrada de factures electròniques serà el de l'Administració General de l'Estat, FACe, que estarà integrat amb el registre comptable de factures de la Generalitat (Consola de Factures en l'aplicació informàtica NEFIS).
Article 8. Requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures
El registre comptable de factures s'ajustarà a les condicions i requisits funcionals i tècnics establits per la normativa estatal en matèria de facturació electrònica i registre comptable de factures.
Article 9. Factures no electròniques
1. Totes les factures que no es presenten en format electrònic, abans d'inscriure's en el registre comptable de factures, hauran de presentar-se en un registre dels definits en l'article 16 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, per a l'obtenció d'una còpia autèntica i la posterior devolució al proveïdor de l'original en paper.
2. Hauran d'adoptar-se les mesures necessàries perquè les factures es digitalitzen segons el que es preveu en els articles 16.5 i 27 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i puguen tramitar-se en format electrònic en la Consola de Factures de l'aplicació informàtica NEFIS.
Article 10. Unitats tramitadores de factures
Les sotssecretaries de les diferents conselleries o òrgans similars en las entitats que utilitzen el sistema NEFIS, habilitaran les unitats tramitadores de factures corresponents en funció de les seues necessitats.
Article 11. Persones usuàries del registre comptable de factures
Les persones usuàries del registre comptable de factures sol·licitaran a la Intervenció General de la Generalitat, a través dels òrgans competents, la corresponent credencial per a l'accés a l'aplicació informàtica NEFIS que dona suport al registre esmentat.
Article 12. Arxiu i custòdia de la informació
De conformitat amb l'article 7 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, s'establix el punt general d'entrada de factures electròniques FACe com a mitjà d'arxiu i custòdia de les factures electròniques.
Article 13. Protecció de dades de caràcter personal
El registre comptable de factures i el registre administratiu de factures tractarà les dades personals conforme al que es disposa en el Reglament (UE) 2016/679, general de protecció de dades, i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals i la resta de normativa d'aplicació, així com de conformitat amb els criteris que s'establisquen per l'Agència Espanyola de Protecció de Dades. A este efecte s'adoptaran, pels responsables del tractament de dades, les polítiques i mesures d'ús necessàries.
2. Els responsables del tractament aplicaran les mesures tècniques i organitzatives apropiades, en funció dels riscos de diversa probabilitat i gravetat per als drets i llibertats de les persones físiques, en relació amb el tractament de les seues dades personals, a fi de garantir i poder demostrar que este és conforme amb la normativa vigent. Estes mesures s'aplicaran, tant en el moment de determinar els mitjans de tractament com en el moment del mateix tractament, i hauran de garantir que només siguen objecte de tractament les dades personals que siguen necessàries per a cada un dels fins específics del tractament, i complir, així, amb els principis de protecció de dades des del disseny i per defecte.
Article 14. Responsabilitats
Els titulars dels diferents departaments i el personal al servici de la Generalitat que, amb dol, culpa o negligència greus, incomplisquen l'obligació d'anotació i inscripció de les factures presentades pels proveïdors en el referit registre comptable de factures, i puguen ocasionar amb això un perjuí econòmic a la hisenda de la Generalitat, se subjectaran a les responsabilitats civils, penals o disciplinàries que siguen procedents d'acord amb el que es preveu en el títol VIII de la Llei 1/2015, de 6 de febrer, d'hisenda pública, del sector públic instrumental i de subvencions.
Article 15. Comunicació entre registres
Els registres d'entrada manuals i electrònics s'integraran amb el registre comptable de factures del sistema NEFIS mitjançant servici web perquè es procedisca a l'oportú registre en la Consola de Factures, tant per a les anotacions com per a les devolucions.
Disposició addicional primera
A l'efecte de permetre el compliment de les obligacions establides en matèria de facturació electrònica, l'administració educativa haurà de disposar d'un registre comptable de factures específic per a les quals reben els centres docents públics no universitaris en l'exercici de la seua autonomia en la gestió econòmica, en els termes previstos en la seua pròpia normativa.
Disposició addicional segona
La implementació d'esta ordre, atés que el seu únic cost per a la Generalitat és el derivat dels necessaris desenvolupaments d'adaptació en les aplicacions informàtiques de la Conselleria d'Hisenda, Economia i Administració Pública, duts a terme a través dels mitjans ordinaris de desenvolupament, actualització i manteniment d'estes aplicacions, no implicarà augment de la despesa pública, i, en tot cas, haurà de ser atés amb els seus mitjans personals i materials.
Disposició transitòria primera
S'integraran en la Consola de Factures de l'aplicació informàtica NEFIS totes aquelles factures que es troben pendents de tramitar en la data d'entrada en vigor de la present norma, i s'instrumenta per a això un procediment transitori per a la càrrega d'esta informació.
Disposició final primera. Instruccions per a la seua adequada aplicació
Es faculta a la Intervenció General de la Generalitat perquè dicte totes les instruccions que siguen necessàries per a l'adequada aplicació del que es preveu en esta ordre.
Disposició final segona. Entrada en vigor
La present ordre entrarà en vigor l'1 de gener de 2024.
València, 26 de desembre de 2023
La consellera d'Hisenda, Economia
i Administració Pública:
Ruth María Merino Peña