DECRETO 131/1998, de 8 de septiembre, del Gobierno Valenciano, para la ordenación del sistema de información administrativa al público
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| Publicado en: | DOGV núm. 3338 de 25.09.1998 | |
| Número identificador: | 1998/L8076 | |
| Referencia Base Datos: | 2145/1998 | |
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Análisis jurídico
Texto Texto Texto2 Fecha de entrada en vigor: 25.09.1998 Fecha fin vigencia: 19.12.2014 Notas: Esta disposición quedará derogada el 19 de diciembre de 2014, fecha de entrada en vigor del Decreto 191/2014, de 14 de noviembre, del Consell. Esta disposición está afectada por: Derogada por: -
Análisis documental
Texto Texto Texto2 Origen disposición: Conselleria Economía, Hacienda y Administración Pública Grupo Temático: Legislación Materias: Organización de la administración Descriptores: Temáticos: servicios públicos, sistema de información, acceso a la información
DECRETO 131/1998, de 8 de septiembre, del Gobierno Valenciano, para la ordenación del sistema de información administrativa al público (Prop). [1998/L8076]
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establece toda una serie de derechos del ciudadano con respecto a la administración cuyo ejercicio corresponde facilitar a los empleados públicos con los dispositivos adecuados.
El apartado g) del artículo 35 se refiere explícitamente al derecho de los ciudadanos: «A obtener información y orientación sobre los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes imponen a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se proponen realizar».
La Generalitat Valenciana mantiene aproximadamente un millar de expedientes-tipo o procedimientos. La lógica dificultad de asegurar que, ante un número tan elevado de procedimientos, los empleados de atención al público puedan suministrar información completa y correcta a los ciudadanos, aconsejó la creación del sistema de información administrativa al público (Prop, antes conocido como SIAP). Mediante este sistema, instrumentado con una base de datos informática, las disposiciones que establecen nuevos procedimientos o modifican los existentes, son estructuradas en campos comunes a todos los procedimientos facilitando así la identificación de los requisitos y trámites del procedimiento así como los órganos y unidades administrativas responsables de la gestión de los mismos.
Por idéntica razón, se comprende la necesidad de normalizar los formularios de solicitud y trámite.
Para facilitar al ciudadano la expresión de sus solicitudes, ordenar los expedientes, facilitar el trabajo de los empleados de atención al público para que puedan verificar en un solo contacto la documentación que el ciudadano necesariamente deba aportar junto a su solicitud, y evitar así las notificaciones de subsanación inicial, es básica la normalización de los formularios de solicitud.
Para facilitar la ordenación de los expedientes y el archivo en cada uno de ellos de los documentos oficiales elaborados por las diferentes unidades administrativas o facultativas de la Generalitat Valenciana y facilitar, gradualmente, la comprensión de los mismos por los ciudadanos, es muy conveniente la normalización, mediante formularios, de los documentos que substancien trámites y, en particular, de las notificaciones de resolución.
Al día de hoy, puede decirse que la práctica totalidad de los procedimientos vigentes se encuentran registrados en el sistema de información administrativa al público Prop. Gracias a la red corporativa de telecomunicaciones de la Generalitat Valenciana, el sistema de información administrativa al público Prop se encuentra disponible en todos aquellos ordenadores conectados a la red. Con ellos prestan un servicio de excepcional importancia los empleados que suministran la información requerida por el ciudadano mediante la asistencia telefónica y mediante las oficinas de atención al público Prop. Asimismo el sistema de información administrativa al público Prop es accesible por Internet, mediante el servidor informático de la Generalitat Valenciana, Infomón (www.gva.es). De forma inmediata, el sistema de información administrativa al público Prop se extenderá por toda la red de oficinas que constituirán las corporaciones locales que se adhieran al convenio marco entre la administración general del Estado y la Comunidad Valenciana para la colaboración en la progresiva implantación de un sistema intercomunicado de registros entre la administración general del Estado, la administración de la Generalitat Valenciana y las entidades locales del ámbito territorial de la Comunidad Valenciana, recientemente suscrito por el presidente de la Generalitat y el ministro para las Administraciones Públicas, en aplicación del artículo 38, apartado 4, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y del Acuerdo del Consejo de Ministros de 4 de abril de 1997.
Todo ello pone de manifiesto la importancia de la cuestión que se quiere resolver en el presente decreto, que es la ordenación del sistema de información administrativa al público Prop para asegurar su integridad, actualidad, exactitud y exhaustividad, o de una forma más general, las características que aseguren su utilidad. Y con mayor motivo por cuanto nos aproximamos aceleradamente a una Administración cuya atención al público se distribuye en un mayor número de puntos.
En su virtud, a propuesta del conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública y previa deliberación del Gobierno Valenciano, en la reunión del día 8 de septiembre de 1998,
DISPONGO
Artículo 1
La presente norma regula el proceso de creación, modificación y difusión de la información administrativa general que debe suministrarse a los ciudadanos acerca de los procedimientos, servicios, campañas de información, convocatorias de interés público y, en general, cualesquiera acciones originadas en la administración de la Generalitat Valenciana, incluidas entidades autónomas de derecho público vinculadas o dependientes de las consellerias, susceptibles de ocasionar una demanda pública de información, orientación y aclaraciones por parte de los empleados de las oficinas de información al público.
Artículo 2
Para facilitar dicha información administrativa a los ciudadanos, sin perjuicio de que los diferentes órganos ordenen y difundan con otros sistemas los procedimientos de su competencia, se empleará en toda la administración de la Generalitat Valenciana el sistema de información administrativa al público Prop, que es el conjunto de utilidades informáticas, que permiten homogeneizarla, ordenarla y difundirla, así como obtener los formularios normalizados de inicio de los expedientes de los procedimientos.
Artículo 3
Previamente a la publicación de la correspondiente disposición que regule el procedimiento en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana, los órganos responsables de la ordenación del procedimiento deben elaborar el correspondiente registro del sistema de información administrativa al público Prop y los correspondientes formularios normalizados, para su difusión al público mediante todos los medios informáticos y telemáticos corporativos, con el fin de lograr que el personal de las oficinas de información conozca los antecedentes, procedimiento y documentos para informar, aclarar, orientar y suministrar los formularios correspondientes a los ciudadanos que lo requieran.
Asimismo, estos mismos órganos comunicarán la baja en el sistema de los registros y formularios de los servicios, procedimientos y acciones, que hayan sido sustituidos por otros nuevos.
Artículo 4
Para garantizar la homogeneidad de tales registros y formularios se elaborarán siguiendo los criterios establecidos en el anexo.
La elaboración corresponderá a los propios órganos responsables de la ordenación del procedimiento o, alternativamente, podrán recabar su elaboración por el Area de Atención al Ciudadano de la Subsecretaría para la Modernización de las Administraciones Públicas.
Artículo 5
La coordinación interdepartamental necesaria para la adecuada ejecución de las prescripciones de este decreto se producirá mediante la Comisión Interdepartamental creada por el Decreto 51/1998, de 21 de abril, del Gobierno Valenciano, para la ordenación del sistema de atención y gestión telefónica (DOGV núm. 3235, de 5 de mayo de 1998).
DISPOSICIONES FINALES
Primera
Se faculta al conseller de Economía, Hacienda y Administración Pública para dictar las disposiciones necesarias para el desarrollo del presente Decreto.
Segunda
El presente decreto entrará en vigor el mismo día de su publicación en el Diari Oficial de la Generalitat Valenciana.
Valencia, 8 de septiembre de 1998
El presidente de la Generalitat Valenciana,
EDUARDO ZAPLANA HERNANDEZ-SORO
El conseller d'Economia, Hisenda i Administració Pública,
JOSÉ LUIS OLIVAS Martínez
ANEXO
Criterios de normalización
1. Clases de procedimientos-tipo de interés para los ciudadanos, entidades públicas o privadas
Los procedimientos-tipo que deberán incluirse en el registro de información son los enumerados a continuación, teniendo en cuenta que puede existir alguno que no figure en ella, y que por su interés o especificación deban ser contemplados en el sistema de información administrativa Prop:
Acreditaciones
Admisión de alumnos de niveles no universitarios
Autorizaciones
Ayudas o subvenciones
Becas
Calificaciones
Cambios de titularidad
Campañas
Certificaciones
Concursos
Cursos
Declaraciones de interés
Denuncias
Depósito legal
Emisión de carnets
Expedientes sancionadores
Licencias
Obtención de títulos y certificados
Pago de tributos
Permisos
Premios culturales, educativos o a la industria
Prestación de servicios
Pruebas de capacitación
Reclamaciones
Reconocimiento
Registros oficiales
Además de lo anterior también se podrá incluir aquella información que por su interés, en cuanto a su carácter de concienciación, se quiera dar a conocer:
Normas y usos: recolección de setas, caza, pesca...
Campañas sanitarias: vacunación, drogas, accidentes, ...
2. Normas para la inclusión y cumplimentación del registro de información correspondiente a cada procedimiento
Cada registro de información sobre los trámites que deba remitirse al Area de Atención al Ciudadano, deberá necesariamente contemplar los siguientes campos correctamente rellenados, en castellano y valenciano:
Código y nombre del expediente (procedimiento):
Cada expediente administrativo tiene asociado una denominación del procedimiento, que permite identificar a cada expediente.
El nombre incluirá una descripción lo suficientemente significativa como para conocer por medio de él cual es la finalidad u objeto del expediente administrativo.
Código: está compuesto por tres campos claramente delimitados por medio de una barra:
A B/ C D . E . F . G . H/ I J K
Conselleria Función a la que pertenece Orden secuencial Expediente
Este código será dado por el Area de la Unidad de Atención al Ciudadano, una vez que dicho registro haya sido introducido en el Sistema de Información, comunicandolo posteriormente al órgano emisor del mismo para posibles identificaciones posteriores.
Normativa legal aplicable:
Deberán figurar las normas en las que se haya basado el órgano competente para publicar un nuevo procedimiento.
De ahí que en este punto se haga referencia a la ley, decreto, reglamento, orden, normativa... que establece el procedimiento para la tramitación del expediente, así como el número del DOGV o BOE y la fecha en que se publicó.
Documentación necesaria:
Incluyendo la solicitud en impreso normalizado, en este punto, se relacionan todos los documentos que deben presentarse y que son necesarios para la tramitación del expediente.
Lugar de presentación de la documentación:
Se relaciona el organismo, entidad pública o privada, donde se debe presentar la documentación, la dirección del mismo y el teléfono. Si el expediente se puede tramitar en cualquiera de las tres provincias de la Comunidad Valenciana, aparecerán los datos de los tres organismos correspondientes.
Plazos de presentación:
Indica el período de tiempo de que dispone el ciudadano para solicitar el inicio del expediente.
Descripción de los trámites:
Describe brevemente los trámites que se realizan hasta la resolución del expediente.
Unidad responsable de la tramitación:
En este campo se informa del nombre de la unidad u organismo donde se tramita el expediente, el cargo del responsable de la tramitación, su nombre, y la dirección y teléfono.
Organo que resuelve:
Se especifica el nombre del órgano que tiene competencia para resolver el expediente.
Plazo de resolución:
En el que se indica el plazo máximo para resolver las solicitudes formuladas por los interesados ( artículo 42 de la Ley 30/1992).
Efectos del acto presunto:
En el que se indica en el caso de que en los procedimientos iniciados en virtud de las solicitudes formuladas por los interesados no recaiga resolución expresa en el plazo previsto, si la solicitud se entiende estimada o desestimada (artículo 43 de la Ley 30/1992).
Recursos que proceden contra la resolución:
Recurso procedente y normativa en que pueda basarse el ciudadano en el caso de que crea necesario interponerlo.
Posibles sanciones:
Se relacionan, en el caso de que existan, las posibles sanciones a que pueda dar lugar el incumplimiento de las obligaciones contraídas por parte del usuario.
Observaciones:
En este punto se incluye toda aquella información que pueda ser de interés para la tramitación del expediente y que no figure en ninguno de los apartados anteriores.
Este apartado deberá contener, según las características de la información de que se trate, alguno de los apartados que a continuación se enumeran:
Objeto / objetivos: se describirá la finalidad del procedimiento.
Destinatarios / beneficiarios: a quien va dirigido.
Requisitos / condiciones: requisitos que deberán reunir los destinatarios/beneficiarios para participar en el procedimiento.
Obligaciones: obligaciones de los beneficiarios/destinatarios.
Acciones subvencionables: descripción de las acciones que serán objeto de ayuda o subvención.
Características (de las becas, ayudas o subvenciones).
Cuantía y forma de pago.
Calendario.
Temarios.
Programas.
3. Instancia o formulario de inicio de un procedimiento
Cada registro de información obligatoriamente deberá incluir la instancia o formulario de inicio del procedimiento debidamente normalizado:
La normalización documental que se ha venido llevando a cabo, siguiendo los postulados de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, pretende dar uniformidad en la presentación de todos los documentos de inicio de un procedimiento gestionados por la Generalitat Valenciana.
Los documentos normalizados deberán contener, tal y como establece el artículo 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, la siguiente información:
A: datos del solicitante y representante, así como el medio preferente o lugar de notificación.
B: motivo de la solicitud y objeto de la petición.
C: lugar y fecha.
D: firma del solicitante.
E: órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
Para facilitar la labor, tanto a los ciudadanos como al empleado público encargado de la recepción de los documentos, se deberá incluir un apartado en el que se enumere toda la documentación requerida para el inicio del procedimiento.
4. Normas para la exclusión o baja del sistema de informacion administrativa Prop
4.1 Procedimientos-tipo: ayudas, subvenciones, becas, premios.
Tras la publicación de la Ley de Presupuestos cada departamento conocerá las líneas presupuestarias abiertas para cada año y por tanto podrá comunicar al Area de Atención al Ciudadano, en su caso, la baja de procedimientos referentes a subvenciones, ayudas, becas o premios, para las que no vaya a existir consignación presupuestaria en ese ejercicio económico.
4.2 Procedimientos-tipo: autorización, reconocimiento, registro, acreditación, etc.
Son procedimientos que posiblemente no dependan de una partida presupuestaria, sino de la aparición de una norma que los derogue, por lo que se comunicará al Area de Atención al Ciudadano para que se proceda a su exclusión de la base de datos.
5. Proceso de envío de la información
La información referente, tanto a procedimientos, como a formularios normalizados, se elaborará mediante el procesador de textos o gráficos determinado por los estándares para la administración de la Generalitat Valenciana y se presentará en soporte magnético o se transmitirá por correo electrónico al Area de Atención del Ciudadano.
En caso de tratarse de información, de interés para el ciudadano, que no vaya a ser publicada en el DOGV, deberá remitirse con la suficiente antelación a su lanzamiento o publicidad, por el correspondiente departamento de la Generalitat Valenciana.